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La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

     

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est obligatoire lors de l’embauche d’un salarié. Elle remplace la DUE. Elle permet de remplir, en une seule formalité, l’essentiel des obligations déclaratives incombant à l’employeur.

L’organisme à contacter est l’URSSAF dont relève l’établissement, qui se chargera par la suite de communiquer les informations recueillies aux organismes sociaux et aux administrations concernées. 

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé.

Cette formalité ne concerne cependant pas certaines catégories d'emplois qui ont recours à des formules déclaratives spécifiques, il s'agit :

  • des particuliers employeurs d'employés de maison (voir notamment la fiche sur "le CESU") ;
  • des employeurs occasionnels d'intermittents du spectacle ;
  • des employeurs non établis en France, adhérents au Titre firmes étrangères (TFE).

De même, certaines entreprises peuvent, sous conditions, recourir à une formalité simplifiée de déclarations liées à l'embauche telle que :

  • le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE). Dans cette hypothèse, les volets "identification du salarié" servent de déclaration unique d'embauche.

Les entreprises concernées sont celles :

  • dont l'effectif est inférieur à 20 salariés, quel que soit leur contrat de travail (CDD, CDI, contrat d'apprentissage, ...) ;
  • ou, quel que soit l'effectif, qui occupent des salariés occasionnels dans la limite de 100 jours, consécutifs ou non, par année civile (ou pour les salariés rémunérés à l'heure dans la limite de 700 heures par année civile). Lorsque l'effectif dépasse 19 salariés, le TESE ne peut être utilisé qu'à l'égard de ces seuls salariés.

Pour plus d'informations, consultez le site www.letese.urssaf.fr

Formalités couvertes par la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

L'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale

L'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM)

La demande d'affiliation au régime d'assurance chômage

La demande d'adhésion à un service de santé au travail

Il convient de choisir un service de santé, en fonction de la situation géographique de l'entreprise et de son activité. La liste est disponible auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE) dont relève l'entreprise.

Il faut ensuite reporter le code, le nom et l'adresse du service de santé au travail choisi sur la DPAE.

Ces mentions sont pré-remplies lorsque la déclaration est faite sur www.net-entreprises.fr.

La demande d'examen médical d'embauche

La visite médicale d'embauche doit intervenir, au plus tard, avant l'expiration de la période d'essai qui suit l'embauche.
Mais, pour les salariés soumis à une surveillance spéciale, cette visite doit avoir lieu avant la prise de fonction.

La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration annuelle de Données sociales (DADS)

Consulter le site www.net-entreprises.fr.

Délais à respecter pour adresser la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

La DPAE doit être transmise à l'URSSAF au plus tôt huit jours avant l'embauche.

Comment renseigner et transmettre la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ?

La DPAE peut être renseignée sur différents supports, notamment par courrier papier ou électronique (Internet).

La transmission s'effectue par différents moyens mis à la disposition de l'entreprise :

  • courrier : retourner le formulaire, par courrier recommandé avec accusé de réception, au service " déclaration d'embauche " de l'URSSAF dont relève l'établissement ;
  • télécopie, auprès de l'URSSAF dont relève l'établissement ;
  • internet, aux adresses suivantes : www.net-entreprises.fr. ou www.due.urssaf.fr.

Attention : les entreprises qui ont réalisées plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente, doivent effectuer leurs DPAE sur internet (www.net-entreprises.fr).
Article D. 1221-18 du Code du travail-

Preuve de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Dès lors qu'il y a déclaration préalable à l'embauche, l'URSSAF est tenue d'adresser à l'employeur dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception, un accusé de réception. Depuis le 7 février, 2015, l'URSSAF n'accuse plus réception des déclarations "papier" (par courrier ou télécopie).
Article R.1221-7 du Code du travail.


L'employeur doit, par ailleurs, remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception.
Article R.1221-9 du Code du travail.

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Mis à jour le 19/02/2016

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