- employé(e) dans des entreprises entre 20 et 250 salariés, il/elle est un collaborateur privilégié de la direction et peut prendre en charge des tâches allant du suivi des dossiers administratifs, commerciaux et comptables de l’entreprise, à la gestion du personnel ou de la communication ;
- bras droit du dirigeant de PME-PMI, il/elle est amené(e) à attirer l’attention du chef d’entreprise sur les problèmes et/ou opportunités repérés, et ainsi à lui formuler des propositions d’actions ;
- sa place dans l’organisation lui impose d’avoir une perception globale de l’activité de la PME, d’inscrire son action dans le respect de la culture et des objectifs stratégiques de celle-ci. Il/elle contribue à la valorisation de l’image de l’entreprise.
La mission de l’assistant(e) de gestion PME-PMI comporte deux types d’activités :
Elles consistent à préparer les éléments de la décision du chef d’entreprise et à l’aider dans son action. L’assistant(e) lui apporte les informations nécessaires à la conduite de l’exploitation, au développement de l’entreprise ou à la mise en place de projets. Il/elle prépare certains dossiers et en suit l’exécution en fonction des consignes reçues.
L’assistant(e) intervient aussi pour collaborer avec le chef d’entreprise dans la gestion des ressources humaines, matérielles et financières, et dans des activités qui assurent la pérennisation et le développement de l’entreprise. Il/elle participe à ces activités en exerçant des fonctions de veille, de suivi et d’alerte.
Prise en charge totale ou partielle d’activités au sein du processus, qui peut amener l’assistant(e) de gestion à :
- organiser la prospection
- détecter, analyser et assurer le suivi des appels d’offres
- préparer des propositions commerciale
- préparer des contrats commerciaux
- faire le suivi des ventes et des livraisons
- facturer et suivre les règlements et les relances clients
- accueillir, informer et conseiller
- traiter et suivre les réclamations
- mettre à jour et améliorer le système d’information client
- étudier les demandes d’achat
- rechercher des fournisseurs pour référencement
- comparer les offres et sélectionner des fournisseurs
- mettre à jour et améliorer le système d’information fournisseurs
- préparer la négociation des contrats
- passer et suivre des commandes
- contrôler les achats et les règlements
- entretenir des relations partenariales
- suivre les formalités et procédures d’embauche et de départ
- organiser et suivre les dossiers du personnel
- gérer le temps de travail, les absences et les congés ;
- préparer les éléments de la paie ;
- réaliser les déclarations sociales ;
- contribuer à l’action de recrutement ;
- préparer et assurer le suivi des actions de formation.
- améliorer l’organisation du travail administratif
- gérer les emplois du temps
- planifier les prestations
- organiser des déplacements sur le territoire national ou à l’étranger
- organiser des évènements internes ou la participation de l’entreprise à des évènements externes
- élaborer, mettre en œuvre et contrôler une procédure de partage des documents
- gérer la messagerie électronique
Gérer les ressources financières
- acquérir et suivre les immobilisations corporelles et/ou incorporelles
- rechercher des modes de financement des immobilisations et suivre la procédure d’octroi du financement
- suivre et optimiser les flux de trésorerie
- concevoir et suivre des indicateurs de gestion et d’alerte
- calculer et analyser les coûts et les résultats
- mettre en place et maintenir un système de classement et d’archivage
Gérer la démarche qualité
- formaliser, contrôler et améliorer les procédures administratives
- veiller sur la certification
- faire l’analyse des réclamations
- communiquer les analyses et les propositions d’amélioration
Gérer les risques
- gérer les applications informatiques
- assurer le maintien et la protection des postes de travail
- repérer et évaluer les risques liés au secteur d’activité, vérifier le respect de la réglementation
- collecter et diffuser de l’information sur la santé et la sécurité
- faire le suivi des formations spécifiques à la sécurité et à la santé du personnel (incendie, secourisme…)
- assurer le suivi des attestations de formation, des autorisations et habilitations spécifiques
- suivre les contrats d’assurance et les dossiers de sinistres.
Gérer la communication interne et externe
- rédiger et diffuser des documents (notes, comptes rendus, procès-verbaux…)
- faciliter les échanges internes (journal d’entreprise, panneaux d’affichage…)
- contribuer à la communication institutionnelle
- bonne culture générale
- maîtrise orale et écrite de la langue nationale
- bonne expression de langue anglaise
- maîtrise des outils bureautiques
- économie
- comptabilité et finance
- droit social et droit des affaires
- management des entreprises
- administration et développement des RH
- commercial
- communication
- gestion du système d’information
Ses qualités
- s’adapter et faire preuve d’initiative, car aucune journée de travail ne ressemble à la précédente
- avoir le sens de l’organisation car on organise son propre travail, on contribue à l’organisation de celui du dirigeant et on collabore avec d’autres salariés de l’entreprise
- avoir un esprit d’analyse et de synthèse pour comprendre l’information et l’utiliser efficacement
- avoir un sens du relationnel poussé pour assurer sa position d’interface interne et externe
- faire preuve d’une grande disponibilité pour répondre aux nombreuses sollicitations des acteurs internes et externes à l’entreprise
- avoir le sens des responsabilités et se montrer discret en tant que proche collaborateur d’un chef d’entreprise
- BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI
- BTS Comptabilité et Gestion des Organisations
- BTS Assistant de Manager
- DUT Gestion Administrative et Commerciale
- DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, option petites et moyennes organisations
- Licence professionnelle (filières assistant de gestion administrative, gestion de PME-PMI et assistant manager)
Si les trois voies mènent au métier d'assistant de gestion en PME, les recruteurs privilégient souvent les candidats les plus diplômés. Une spécialisation dans un domaine particulier (ressources humaines, comptabilité, gestion, droit du travail) peut parfois faire la différence.
