Quelle domiciliation pour une société commerciale ?

En fonction des dispositions réglementaires ou contractuelles applicables, cette domiciliation peut être permanente ou temporaire.

Il ne peut s'agir d'une domiciliation administrative, c'est-à-dire d'une adresse pour le papier en-tête et la réception du courrier postal ainsi que des lignes de téléphone et de fax. Elle ne peut entraîner de trouble anormal de jouissance, de changement de destination de l'immeuble, ni même l'application du statut des baux commerciaux. En effet, la notion de domiciliation ne doit pas être confondue avec l'exercice d'une activité commerciale au domicile (L123-11 code de commerce).

L'installation ne peut se faire qu'au domicile du dirigeant (et non d'un associé), c'est-à-dire :
•    le directeur général ou le président du directoire pour une SA ;
•    le président pour une SAS ;
•    le gérant pour une SARL, une EURL ou une SNC.

Domiciliation permanente (sans limitation de durée)

Depuis la loi n° 2005-882 du 2 août 2005, toute personne morale est autorisée à installer son siège au domicile de son représentant légal, sauf dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires.

Remarques :

• Règles d’urbanisme : le Code de la construction et de l’urbanisme (art. L631-7 et suivants) prévoit que l’usage du local doit être compatible avec l’activité commerciale. Par exemple, une interdiction d’exercice commercial dans un local d’habitation peut être imposée par le Plan local d’urbanisme (PLU) ou une réglementation préfectorale/municipale.
• Clauses du bail d’habitation : souvent, les baux interdisent la domiciliation ou l’exercice d’activité commerciale au domicile loué (art. 8 de la loi du 6 juillet 1989 modifiée). Le non-respect peut entraîner une résiliation du bail.
• Règlement de copropriété : il peut prohiber la domiciliation d’activités professionnelles dans les parties privatives à usage d’habitation (cf. art. 9-1 de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété).
• Cahier des charges de lotissement : il peut contenir des restrictions quant à l’usage des lots.

Domiciliation provisoire (5 ans maximum)

Principe

Lorsqu'il existe des dispositions législatives ou stipulations contractuelles faisant obstacle à une domiciliation permanente, le représentant légal peut installer le siège à son domicile pour une période qui ne peut :

• ni excéder cinq ans à compter de la création de la personne morale ;
• ni dépasser le terme légal, contractuel ou judiciaire de l'occupation des locaux

La domiciliation n'est possible que dans le local où le représentant légal de la société a son domicile. La domiciliation dans un local à usage professionnel est donc exclue.

Attention : désormais, en cas de déménagement avant l'expiration du délai de cinq ans, il est possible de prolonger la domiciliation au nouveau domicile du dirigeant. Toutefois, le législateur n'a pas précisé pour quelle durée cette prolongation pouvait être effectuée. En tout état de cause, cela dépend de savoir s'il existe à nouveau des dispositions législatives ou stipulations contractuelles contraires. Dans ce dernier cas, en pratique, elle est limitée au délai restant de la période de 5 ans.

Lors de la création de la société ou du transfert de siège

Préalablement au dépôt de la demande d'immatriculation ou de modification d'immatriculation, le représentant légal doit notifier par écrit (de préférence par lettre recommandée avec demande d'avis de réception postale) au propriétaire, au syndic de copropriété ou au représentant de l'ensemble immobilier, son intention d'utiliser son domicile pour le siège social.

Avant l'expiration du délai de cinq ans

Avant l'expiration du délai de cinq ans, il faut envisager de prendre à bail un local commercial ou de recourir aux services d'un centre d'affaires. Le représentant légal doit, sous peine de radiation d'office, communiquer au greffe du tribunal de commerce les éléments justifiant le changement de situation du siège.

Remarque : si aucune interdiction ne s’oppose, le siège peut rester au domicile sans limitation de durée (décision de principe depuis la loi 2005-882), ce qui modifie l’ancienne règle stricte des 5 ans.

Domiciliation dans un "centre d'affaires"

Les entreprises de domiciliation ou " centres d'affaires " ont pour activité de servir de siège aux autres entreprises inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers. Un contrat de domiciliation doit être conclu entre l'entreprise domiciliée et le propriétaire des locaux ou le titulaire du bail.

L'ordonnance n°2009-104 du 30 janvier 2009 complétée par le décret n°2009-1695 du 30 décembre 2009 prévoient qu'à compter du 1er avril 2010, ces centres d'affaires doivent être titulaires d'un agrément préalable délivré par le préfet du département du lieu du siège social de la société.

Les sociétés de domiciliation qui exercent déjà l'activité de domiciliation ont jusqu'au 31 décembre 2010 pour régulariser leur situation, en déposant un dossier de demande d'agrément auprès de la préfecture du lieu de leur siège social.

Contrat de domiciliation

Ce contrat est impérativement :

• écrit ;
• conclu pour une durée d'au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation ;
• mentionné au RCS avec indication du nom ou de la dénomination sociale, du numéro unique d'identification et du lieu de l'immatriculation principale de l'entreprise domiciliataire.

Liste des obligations

Le domiciliataire doit :

• être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, durant l'occupation des locaux, sauf s'il s'agit d'une personne morale publique ;
• mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par la loi ;
• détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile et aux coordonnées téléphoniques du représentant légal ainsi que les justificatifs relatifs à chacun des lieux d'activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire ;
• informer le greffier du tribunal, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux. Lorsque la personne domiciliée n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire en informe également le greffier ;
• communiquer aux huissiers de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements propres à joindre la personne domiciliée ;
• transmettre trimestriellement et annuellement au centre des impôts et organismes sociaux la liste des domiciliés.

Remarque : ceci ne constitue qu'un minimum légal. Les entreprises de domiciliation peuvent librement proposer d'autres prestations (mise à disposition de matériel, assistance comptable, etc.).

Sanctions

Le fait de ne pas respecter les obligations ci-dessus mentionnées est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la 5ème classe (montant pouvant aller jusqu'à 1 500 €).

Cette sanction s’applique aussi si le domiciliataire ne contrôle pas que l’entreprise domiciliée respecte ses propres obligations.

Obligations de l'entreprise domiciliée

L'entreprise domiciliée doit :

• utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège social de l'entreprise, soit, si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou représentation ;
• informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité ;
• déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet ainsi qu'au nom et domicile personnel des personnes ayant le pouvoir d'engager la société à titre habituel ;
• donner mandat à l'entreprise domiciliataire de recevoir en son nom toute notification.

Dans cette hypothèse, si l’entreprise domiciliataire n’a pas pour activité principale la domiciliation, elle n’a pas à obtenir l’agrément préfectoral (c’est la différence avec centre d’affaires).

En cas de bail, l’accord écrit du bailleur doit être obtenu avant la signature du contrat de domiciliation.

Le contrat de domiciliation doit être respecté, même si l’obligation d’agrément n’est pas applicable.

Exception : entre sociétés appartenant au même groupe ou filiales dans un même local, l’obligation de contrat écrit est levée.