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Fiche pratique
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Quels sont les principaux registres obligatoires du personnel ?

     

Les sociétés et les entreprises individuelles ont l’obligation de tenir et de conserver certains registres relatifs au personnel. Retrouvez, dans un tableau synthétique, les principaux registres obligatoires du personnel.

Attention : l'employeur n'a pas l'obligation de tenir un livre de paie. Il doit simplement conserver pendant au moins cinq ans un double des bulletins de paie au regard des codes du travail et de la sécurité sociale.

Les observations et mises en demeure notifiées par l'inspection du travail n'ont plus à figurer sur un registre spécial. 

Elles doivent simplement être conservées par l'employeur
Article L.4711-2 du Code du travail

De plus, les bâtiments et travaux publics (BTP), les hôtels-cafés-restaurants (HCR) et les transports routiers sont soumis à des obligations particulières. Enfin, toute informatisation de fichiers relatifs aux salariés doit être déclarée auprès de la CNIL (conservation du récépissé de déclaration).

Pour toute question juridique relative au droit du travail, vous pouvez rencontrer un juriste spécialisé lors d'un entretien juridique personnalisé.

Type de Registres
Contenu
Remarques spéciales
Mise à Disposition
Sanctions
Registre unique du personnel
 
  • Code du travail
  • Art. L.1221-13 à 15
  • Art R.1221-26
  • Art. R. 1227-7
  • Art. D.1221-23 à 27
Par ordre d'embauche : nom, prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, date d'entrée et de sortie du salarié, date des autorisations de licenciement (licenciement des représentants du personnel, par exemple) ou à défaut les dates de demandes d'autorisation.

Y figurent également les travailleurs à domicile. Pour certains contrats particuliers, mention de la nature du contrat : apprenti, contrat de professionnalisation, contrat à durée déterminée, temps partiel, travail temporaire. Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail (la copie de ces documents doit figurer en annexe)

pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, le lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)

Les mentions doivent être effectuées de façon indélébile.

Registre électronique accepté. 

Il est conservé 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement

Délégués du personnel
Inspecteurs et contrôleurs du travail et de la Sécurité sociale
Les infractions à ces dispositions sont sanctionnées par des contraventions de 4ème classe (soit 750 €) appliquées autant de fois qu'il y a de salariés concernés
Registre spécial des avis des représentants du personnel au Comité d'Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT)
 
  • Code du travail
  • Art. D.4132-1
  • Art. R. 8114-2
Avis datés et signés des représentants du personnel au CHSCT sur les dangers graves et imminents (indication du poste de travail concerné, nature du danger et sa cause ainsi que le nom des salariés exposés)

Tenu dans les entreprises d'au moins 50 salariés même s'il n'existe pas de CHSCT dès lors qu'il y a des délégués du personnel

Le registre est tenu sous la responsabilité du chef d'établissement. Les pages sont numérotées et authentifiées par le tampon du CHSCT

Membres du CHSCT

Délégués du personnel lorsqu'ils exercent les missions du comité

Inspecteurs et contrôleurs du travail et des caisses régionales d'assurance maladie

Contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation des documents à l'inspecteur du travail

 

Registre des accidents bénins non déclarés

  • Code de la Sécurité sociale
  • Art. L.441-4
  • Art.D.441-1 à 4
  • Art. R.8114-2

La CRAM (caisse régionale d'assurance maladie) ou la CARSAT (caisse d'assurance retraite et de la santé au travail) peut autoriser (sous conditions figurant à l'article D. 441-1 du CSS) un employeur à remplacer la déclaration des accidents n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux par une inscription sur un registre ouvert à cet effet

L'employeur inscrit sur le registre, dans les 48 heures, non compris les dimanches et jours fériés, les accidents du travail de son personnel n'entraînant ni arrêt de travail, ni soins médicaux donnant lieu à une prise en charge par les organismes de sécurité sociale. Il est indiqué sur le registre le nom de la victime, la date, le lieu et les circonstances de l'accident, la nature et le siège des lésions assortis du visa du donneur de soins ainsi que les autres éléments devant figurer sur la déclaration d'accident du travail .La victime signe le registre en face des indications portées par l'employeur. Le médecin du travail peut consulter le registre

L'employeur est tenu d'en aviser le CHSCT

Agents de contrôle des caisses, de l'autorité compétente de l'Etat et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail

La caisse peut décider le retrait de l'autorisation de tenue d'un registre pour l'une des raisons citées à l'article D.441-4 du Code de la sécurité sociale
 
Contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation du registre à l'inspecteur du travail
Registre des délégués du personnel
 
  • Code du travail
  • Art. L.2315-12 et
  • Art L.2316-1
  • Art. 8114-2
Demandes écrites des délégués du personnel et réponses de l'employeur
 

Inspecteur du travail

Délégués du personnel

Salariés (en dehors des heures de travail pendant un jour ouvrable par quinzaine)

Le fait de ne pas tenir ce registre constitue un délit d'entrave puni par un an de prison et/ou amende de 3 750 euros
 
Contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation du registre à l'inspecteur du travail
Registre des repos hebdomadaires particuliers
 
  • Code du travail
  • Art R. 3172-2 à 5
  • Art. R.3135-2
  • Art. R. 3173-2
  • Art. R. 3173-3

Nom des salariés soumis à un régime particulier et caractéristiques du repos (le jour et les fractions de journées choisies pour le repos)

L'inscription des salariés récemment embauchés sur le registre spécial est obligatoire après un délai de 6 jours 

Inspection du travail

Aux salariés sur demande

Le non-établissement de documents nécessaires au décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective est puni d'une contravention de 4ème classe, soit 750 €
 
 Contravention de la 4ème classe, (soit 750 €) pour  défaut de présentation du registre permettant de comptabiliser les heures de travail

Registre des contrôles de sécurité

  • Code du travail
  • Art. L.4711-1 à 5
  • Art. R.4741-3
  • Art. R. 8114-2
Atteste des contrôles effectués dans l'entreprise
 
CHSCT, DP, médecin du travail, inspecteurs et contrôleurs du travail et de Sécurité sociale
Contravention de 4ème classe (750 €) autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées
 
Contravention de 3ème (soit 450 €) classe pour défaut de présentation du registre à l'inspecteur du travail

Document unique d'évaluation des risques

  • Code du travail
  • Art. L.4121-3
  • Art.R. 4121-1 à 4
  • Art. R. 4741-1
  • Art. R. 8114-2

Evaluation des risques professionnels inhérents à l'entreprise

Mise à jour au moins une fois par an ou en cas de modification des conditions de travail

 
CHSCT, DP, médecin du travail, inspection du travail, services de prévention des organismes de Sécurité sociale, salariés, agents des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail , inspecteurs de la radioprotection et agents susceptibles d'intervenir en ce qui concerne les résultats des évaluations liées à l'exposition des travailleurs aux rayonnements ionisants, pour les installations et activités dont ils ont respectivement la charge

Contravention
de 5ème classe (1500 € ou 3000 € en cas de récidive) pour défaut de transcription ou de mise à jour

Contravention de 3ème classe (soit 450 €) pour défaut de présentation du document à l'inspecteur du travail

 Registre de consignation des alertes en matière de santé publique et d'environnement

  • Code du travail
  • Art.L.4133-1
  • Art.L.4133-2
  • Art. D.4133-1
  • Art. D.4133-2
  • Art. D.4133-3

Les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en oeuvre par l'établissement dont le travailleur estime de bonne foi qu'ils présentent un risque grave pour la santé publique ou l'environnement

Le cas échéant, les conséquences potentielles pour la santé publique ou l'environnement

Toute autre information utile à l'appréciation de l'alerte consignée

 La mise en place de ce registre est rendue obligatoire à compter du 1er avril 2014 (décret n° 2014-324 du 11 mars 2014)

En cas de divergence entre l'employeur et le CHSCT (ou le salarié) sur l'existence du risque justifiant l'alerte ou d'absence de suite dans un délai d'un mois : saisine du préfet du département

 Membres du CHSCT  En cas de dénonciation calomnieuse, 5 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende maximum
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Mis à jour le 04/03/2016

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