Factures électroniques : quelles sont les obligations spécifiques ?

L’émission obligatoire de factures sous format électronique sera obligatoire à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et pour les établissements de taille intermédiaire, et du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises.

L’obligation de réception des factures sous format électronique sera obligatoire à compter du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre selon un format électronique.

Quels sont les acteurs concernés par la facturation électronique ? Quels sont ses objectifs ?

L’obligation générale de facturation électronique est en vigueur depuis le 1er janvier 2020 à l’égard de l’ensemble des professionnels français émettant une facture à destination de la sphère publique (entré en vigueur progressive entre 2017 et 2020 selon les tailles de sociétés).

Parallèlement, la loi de finances rectificative pour 2022 (article 26) a étendu cette obligation de facturation électronique aux assujettis à la TVA situés en France. De plus, une obligation de transmettre les données de facturation à l’administration fiscale incombera à ces professionnels pour les opérations non soumises à la facturation électronique. Cette législation a pour dessein :

• De favoriser la détection en amont des fraudes et protège les entreprises de bonne foi.
• De permettre de simplifier, à terme, les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA, tout en allégeant la charge administrative et les coûts de factures matérielles.
• De fournir des données servant d’informations pour l’administration afin de réaliser un pilotage économique au plus proche de la réalité.

Sont donc concernés par la facturation électronique (ou « e-invoicing »), l’ensemble des professionnels réalisant des opérations de prestation de service ou de vente de biens avec d’autres professionnels établis en France (dit « B to B »), dès lors qu’ils sont assujettis à la TVA.

Ces mêmes acteurs doivent donc également transmettre à l’administration fiscale certaines informations de facturations (« e-reporting ») pour leurs opérations de commerce avec les particuliers, les non-assujettis et les entreprises non-installées en France (à l’exception des opérations exonérées de TVA selon les articles 261 à 261 E du code général des impôts).

Toutes les mentions présentes sur les factures ne devront pas obligatoirement être transmises. Seules les mentions rendues obligatoires par l’article 242 nonies A, annexe II, devront être transmises, par exemple :

• Identification fournisseur et client
• Numéro de facture
• Date d’émission
• Montant de TVA et numéro de TVA
• Identification du produit et quantité

La transmission de ces informations devra être réalisée par l’entreprise émettrice des factures, via l’intermédiaire d’une plateforme dématérialisée partenaire de l’administration ou sur le portail public de facturation. 

Notez que la plateforme où vous déposerez les informations n’aura pas l’obligation de transmettre la facture à votre client : cela dépendra de l’offre commerciale de la plateforme en question. Le choix de la plateforme est libre.

La fréquence de dépôt des informations dépendant du régime de TVA de votre entreprise :

• Régime réel mensuel -> 3 fois par mois
• Régime normal trimestriel ou réel simplifié -> 1 fois par mois
• Régime de franchise en base -> minimum 1 fois tous les 2 mois

Une amende forfaitaire de 250€ par transmission manquée est encourue, plafonnée à 15 000€ par an.

Le calendrier a été modifié successivement et d’autre modification sont éventuellement à prévoir. Ainsi, l’entrée en vigueur du e-reporting débutera le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et établissements de taille intermédiaires non établis en France. Les PME et TPE seront soumises à ce e-reporting à partir du 1er septembre 2027.

Une entreprise peut voir ses opérations rentrer autant dans le champ d’application de l’e-invoicing et du e-reporting si ses opérations sont diversifiées et que sa clientèle l’est aussi.

L’e-invoicing concerne précisément les documents rentrant dans le périmètre circonscrit aux obligations en matière de TVA, soit uniquement les factures. En ce sens, les notes de débits émises faisant état d’une somme due, entrent dans le champ d’application de l’obligation d’e-invoicing (sous réserve que ces notes contiennent les mentions obligatoires en matière de factures).

Notez que l’envoie par mail d’une image type PDF ne peut être considéré comme une facture électronique (bien que cela soit toléré pendant une période transitoire jusqu’à fin décembre 2027).

Ainsi quelle que soit la taille de la société, chaque professionnel devra être en mesure de recevoir des factures sous forme électronique à partir du 1er septembre 2026, l’inscription et la sélection d’une plateforme dématérialisée partenaire est donc nécessaire pour cette même date. De plus, les TPE et PME peuvent par anticipation entrer dans le système de e-invoicing avant la date obligatoire.

Dernièrement, une amende forfaitaire de 15€ par facture, plafonnée à 15 000 € par année civile, est prévue.