Assemblée générale de société : comment tenir une AG en période d’état d’urgence ?

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Compte tenu des règles sanitaires en vigueur, beaucoup de sociétés se trouvent dans l’impossibilité de réunir physiquement leurs associés.

Les sociétés commerciales, qu’elles soient cotées ou non, doivent faire approuver leurs comptes lors d’une assemblée générale (AG) réunissant leurs associés au plus tard 6 mois après la clôture de leur exercice social.

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 porte adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19. Le décret n°2021-987 du 28 juillet 2021 prolonge de nouveau le délai, initialement fixé au 31 juillet 2020, jusqu’au 30 septembre 2021.

Ces dispositions s’appliquent aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé (notamment, sociétés civiles et commerciales, groupements d'intérêt économique, coopératives).

Quelles sont les modalités de consultation des associés à distance ? 

Cas n° 1 : La société a prévu, dans ses statuts, des modalités de consultation des associés de façon dématérialisée

La société peut procéder comme elle en a l’habitude et consulter ses associés de façon dématérialisée.

Cas n° 2 : La loi prévoit que les décisions peuvent être prises par consultation écrite des membres

La consultation écrite des associés est autorisée, même si les statuts l’interdisent.

Cas n° 3 : La société n’a pas mis en place ou n’est pas autorisée à utiliser des moyens dématérialisés de convocation, consultation et délibération

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prévoit les modalités de consultation et/ou de réunion des associés aménagées notamment pour permettre la tenue des AG à distance.

Quelles sont les modalités de convocation et d’information ? 

La convocation a déjà été faite

Si la convocation a été faite dans les formes (exemple : par voie postale pour la SA cotées) mais ne peut pas se tenir comme prévue parce que : 

  • la salle prévue a été fermée par arrêté ;
  • les réunions de plus de 100 personnes sont interdites.

Alors il est possible d’organiser une nouvelle réunion : 

  • dans un autre lieu (si les règles d’hygiène et de sécurité et les gestes barrières sont respectés) ;
  • de façon dématérialisée (conférence téléphonique, visio conférence) ;
  • en prévenant les membres de l'assemblée trois jours ouvrés au moins avant la date de l'assemblée, par tous moyens permettant d'assurer leur information effective (notamment par mail).

Il faut bien informer les associés de la date de la réunion et des conditions dans lesquelles ils pourront exercer leurs droits.

Les formalités de convocation déjà réalisées n’ont pas besoin d’être renouvelées.

Les formalités incomplètes doivent être complétées.

La convocation n'a pas encore été envoyée

Il convient alors de procéder aux formalités de convocation en tenant compte des possibilités d’aménagements prévues pour faire face aux interdictions édictées dans le cadre de la lutte contre le covid-19.

Information et Communication de documents 

Dans le cas où un associé demanderait la communication d’un document ou d’une information préalablement à la tenue de l’AG, il est possible de lui transmettre par message électronique.

La tenue de l’AG

Les dispositions relatives à la tenue de l’AG sont applicables quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'assemblée est appelée à statuer (AGO ou AGE).

Les règles de quorum et de majorité

Le quorum et la majorité peuvent être calculés par rapport aux associés présents en visio conférence ou par conférence téléphonique :

  • il s’agit d’une décision de l’organe compétent pour convoquer l’AG ;
  • il n’est pas besoin de l’avoir préalablement prévu (dans les statuts ou autrement) ;
  • les associés doivent avoir pu être identifiés.

Les dispositifs techniques

Si rien n’a été prévu par les statuts, il faut au minimum pouvoir garantir une transmission : 

  • de la voix (téléphone, visio) ;
  • en continu et simultanée (s’agissant des délibérations). 

Dans une SA, si les statuts prévoient déjà un dispositif de consultation à distance des associés ou des obligataires, ce dispositif s’applique. Les décisions ainsi prises seront considérées comme régulières.

Ces dispositions s’appliquent aux assemblées générales prévues entre le 12 mars 2020 et jusqu'au 30 septembre 2021, conformément au décret n°2021-987 du 28 juillet 2021.