Comment convoquer une assemblée d'associés de SARL ?

Principe :

Le gérant convoque les associés à l'assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Le droit de convoquer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire relève de la seule compétence du représentant légal de la SARL, c'est-à-dire le gérant. En cas de co-gérance, les statuts précisent si ce droit appartient à chacun des gérants ou s'ils doivent agir collectivement. En l'absence de clause statutaire particulière, chaque gérant doit, néanmoins, pouvoir bénéficier de la faculté de convoquer une assemblée sans que les autres co-gérants puissent s'y opposer.

Ce principe connaît, toutefois, deux exceptions :

• en cas de carence du gérant, le commissaire aux comptes, s'il en existe un, peut suppléer le représentant légal en convoquant lui-même l'assemblée ;
• tout associé a le droit de demander au tribunal de commerce la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et de fixer son ordre du jour.

Bien que la loi ne l'impose pas, il semble préférable que le gérant soit mis en demeure de procéder à cette convocation avant toute action éventuelle tant de la part du commissaire aux comptes que des associés.

En cas de décès du gérant unique ou si le gérant est sous tutelle, le commissaire aux comptes ou tout associé a le droit de convoquer l'assemblée à seule fin de procéder au remplacement du représentant légal.

La réunion des associés en assemblée est obligatoire dans deux situations : 

• Approbation annuelle des comptes : le gérant soumet à l’approbation des associés le rapport de gestion, l’inventaire et les comptes annuels établis par le ou les gérants. 

Dans cette première situation, la réunion doit avoir lieu dans les 6 mois à compter de la clôture de l’exercice. Si la réunion n’a pas été faite dans le délai le ministère public ou toute personne intéressée peut saisir le président du tribunal compétent afin d’astreindre le ou les gérants de convoquer l’assemblée ou désigner un mandataire pour y procéder.

• Un ou plusieurs associés détenant la moitié des parts sociales ou détenant, s'ils représentent au moins le dixième des associés, le dixième des parts sociales, peuvent demander la réunion d'une assemblée.

Exemple : un associé qui détient 50% peut convoquer seul une assemblée. Deux associés qui détiennent respectivement 35% et 20% des parts sociales peuvent convoquer une assemblée ensemble. Enfin, dans une SARL composée de 4 associés, un associé qui détiendrait 25% des parts peut demander la réunion d’une assemblée car il détient plus de 10% des parts sociales et représente un quart des associés. 

Chaque associé a le droit de participer aux décisions et dispose d’un nombre de voix égal à celui des parts sociales qu’il possède. Toute clause contraire est réputée non écrite. 

Les règles de majorités, afin d’adopter les décisions, diffèrent selon la nature de la décision : décision ordinaire ou majoritaire (régies par les articles L223-29 et L223-30 du code de commerce).

Les associés doivent être convoqués par lettre recommandée, quinze jours au moins avant la tenue de l'assemblée, sauf clause des statuts prévoyant un délai plus long. Le délai de convocation est réduit à huit jours en cas de convocation d'une assemblée à seule fin de remplacer le gérant décédé.

Ce délai qui court à compter de l'envoi de la lettre, n'est pas un délai franc. Le premier jour du délai ne compte pas contrairement à son dernier jour.

Exemple : une assemblée générale doit se tenir le 30 juin, la lettre de convocation doit donc être envoyée au plus tard le 15 juin.

La jurisprudence a reconnu la validité d'une convocation verbale dès lors que tous les associés étaient présents ou représentés lors de l'assemblée. Pour des raisons de preuve, une convocation écrite reste conseillée.

La lettre de convocation des associés à l'assemblée doit, impérativement, indiquer l'ordre du jour qui dit être mentionné de manière claire et précise.

Les questions inscrites à cet ordre du jour doivent être libellées de telle sorte que leur portée et leur contenu apparaissent clairement, sans qu'il y ait lieu de se reporter à d'autres documents. L’assemblée ne peut que se prononcer sur les points prévus à l’ordre du jour.

Un ou plusieurs associés détenant le vingtième des parts sociales ont la faculté de faire inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée des points ou projets de résolution qui sont portés à la connaissance des autres associés (les conditions sont déterminées par décret en Conseil d'Etat).

Les associés ne peuvent pas exiger du gérant l'inscription à l'ordre du jour de projets de résolution. A défaut d'accord du gérant, les associés doivent demander, au président du tribunal de commerce statuant en référé, la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et d'en déterminer l'ordre du jour.

 

L'ordre du jour peut contenir une rubrique "Questions diverses" qui ne peut porter que sur des sujets de minime importance (Article R. 223-20 du Code de commerce).

Doivent être adressés aux associés, dans un délai de quinze jours avant la date de l'assemblée :

• le texte des résolutions proposées ;
• le rapport du gérant ;
• et le cas échéant, celui du commissaire aux comptes.

En pratique, ils sont envoyés aux associés avec la lettre de convocation. 

Ces documents doivent, également, être tenus à leur disposition au siège social afin qu'ils puissent en prendre connaissance et/ou en faire des copies, dans le même délai.

Dans le cadre de l'assemblée annuelle, des documents supplémentaires doivent être communiqués. 

Aucune disposition légale n'impose au gérant de convoquer l'assemblée au siège social. Les statuts doivent donc fixer le lieu de réunion. À défaut de clause statutaire, il appartient au gérant de le déterminer.

Toute assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée. Toutefois, l'action en nullité n'est pas recevable lorsque tous les associés étaient présents ou représentés.