La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

L’organisme à contacter est l’URSSAF dont relève l’établissement, qui se chargera par la suite de communiquer les informations recueillies aux organismes sociaux et aux administrations concernées. 

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé.

Cette formalité ne concerne cependant pas certaines catégories d'emplois qui ont recours à des formules déclaratives spécifiques, il s'agit :

• des particuliers employeurs d'employés de maison ;
• des employeurs occasionnels d'intermittents du spectacle ;
• des employeurs non établis en France, adhérents au Titre firmes étrangères (TFE).

De même, certaines entreprises peuvent, sous conditions, recourir à une formalité simplifiée de déclarations liées à l'embauche telle que :

• le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE). Dans cette hypothèse, les volets "identification du salarié" servent de déclaration unique d'embauche.

La DPAE permet de faire en une seule fois 6 formalités liées à l'embauche :

• l'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
• l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) ;
• la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage de l'employeur ;
• la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
• la demande d'examen médical d'embauche ;
• la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).

La DPAE doit être transmise à l'URSSAF au plus tôt huit jours avant l'embauche.

La DPAE peut être renseignée sur différents supports, notamment par courrier papier ou électronique (Internet).

La transmission s'effectue par différents moyens mis à la disposition de l'entreprise : 

• courrier : retourner le formulaire, par courrier recommandé avec accusé de réception, au service "déclaration d'embauche" de l'URSSAF dont relève l'établissement ;
• internet, aux adresses suivantes :
  • www.net-entreprises.fr
  • www.urssaf.fr pour création du compte employeur s’il s’agit du premier salarié.

Attention : les entreprises qui ont réalisé plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente, doivent obligatoirement effectuer leurs DPAE sur internet ! 

Tout employeur qui ne réalise pas la DPAE s'expose :

• à des sanctions civiles (régularisation des cotisations par l'URSSAF) ;
• à des sanctions administratives (pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti qui est de 3,65 € en 2021) ;
• à des sanctions pénales (1.500 € d’amende pour une personne physique et 7.500 € d’amende pour une personne morale. En cas de non déclaration intentionnelle, délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, la sanction est de 45.000 €d'amende et 3 ans de prison pour une personne physique et 225.000 €d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale).