La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité obligatoire que doit accomplir tout employeur avant la prise de fonction effective d’un salarié. Elle remplace depuis plusieurs années la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) et vise à centraliser plusieurs formalités administratives liées au recrutement, parmi lesquelles :

• L’immatriculation du salarié à la sécurité sociale
• La déclaration à la médecine du travail
• La transmission des informations aux organismes sociaux concernés.

La DPAE doit être transmise à l’URSSAF ou à la Mutualité Sociale Agricole (MSA) au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard la veille de celle-ci. L’organisme se chargera par la suite de communiquer les informations recueillies aux organismes sociaux et aux administrations concernées.

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé.

Cette formalité ne concerne cependant pas certaines catégories d'emplois qui ont recours à des formules déclaratives spécifiques, il s'agit :

• Des particuliers employeurs d'employés de maison ;
• Des employeurs occasionnels d'intermittents du spectacle ;
• Des employeurs non établis en France, adhérents au Titre firmes étrangères (TFE).

De même, certaines entreprises peuvent, sous conditions, recourir à une formalité simplifiée de déclarations liées à l'embauche telle que :

• Le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE). Dans cette hypothèse, les volets "identification du salarié" servent de déclaration unique d'embauche.

En tant qu’employeur, certaines catégories de personnes ne requièrent pas la réalisation d’une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Il en va ainsi des stagiaires, qui ne disposent pas du statut juridique de salarié et pour lesquels la DPAE n’est pas applicable. De même, les volontaires engagés dans un service civique sont exclus du champ d’application de la DPAE, leur collaboration étant régie par un contrat spécifique ne relevant pas du Code du travail. Par conséquent, aucune déclaration préalable n’est exigée pour ces profils.

La DPAE permet de faire en une seule fois 6 formalités liées à l'embauche :

• L'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
• L'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) ;
• La demande d'affiliation au régime d'assurance chômage de l'employeur ;
• La demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
• La demande d'examen médical d'embauche ;
• La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration sociale nominative (DSN).

Pour établir correctement une déclaration préalable à l’embauche (DPAE), il est impérativement nécessaire de communiquer plusieurs informations obligatoires, portant tant sur l’employeur que sur le salarié concerné. Parmi ces éléments, figurent :

• La raison sociale de l’entreprise ou, à défaut, le nom et prénom s’il s’agit d’un employeur individuel
• Le numéro SIRET et l’adresse précise de l’établissement d’embauche
• Le code APE (Activité Principale Exercée) attribué à votre établissement
• L’identité complète du salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance (département et commune), numéro de sécurité sociale, ou, à défaut, un numéro d’immatriculation provisoire (NIA) si celui-ci n’en possède pas encore
• La date et l’heure prévues pour la prise de poste
• Les caractéristiques du contrat de travail : nature (CDI, CDD, apprentissage…), durée, et le cas échéant, la période d’essai
• Les coordonnées du service de santé au travail auquel vous êtes rattaché.

Ces données sont cruciales pour assurer la conformité de l’embauche avec la réglementation sociale en vigueur, garantir la couverture sociale du salarié dès le premier jour et déclencher les démarches administratives auprès des organismes compétents.

La déclaration préalable à l’embauche doit être transmise à l’URSSAF (ou à la MSA pour le secteur agricole) dans un délai légal précis. Elle peut être effectuée au plus tôt huit jours avant la date prévue de l’embauche, et impérativement au plus tard avant la prise effective de poste par le salarié, c’est-à-dire avant sa première minute de travail.

Ce délai vise à garantir que toutes les démarches liées à l’embauche (immatriculation sociale, affiliation à l’assurance chômage, inscription au service de santé au travail, etc.) soient réalisées en amont, assurant au salarié une couverture sociale continue dès son entrée dans l’entreprise.

Le non-respect de ce délai expose l’employeur à des sanctions, comprenant notamment des pénalités financières et un risque de qualification de travail dissimulé. En cas d’erreur ou d’annulation du recrutement, l’employeur doit procéder rapidement à une annulation ou correction de la DPAE auprès de l’URSSAF.

La transmission dématérialisée via le portail de l’URSSAF ou celui de Net-entreprises est désormais la norme pour la majorité des entreprises, avec une intégration progressive de la DPAE dans la déclaration sociale nominative (DSN) à compter de 2026, ce qui vise à simplifier et sécuriser davantage ce processus.

La DPAE peut être renseignée sur différents supports, notamment par courrier papier ou électronique (Internet).

La transmission s'effectue par différents moyens mis à la disposition de l'entreprise :

• Courrier : retourner le formulaire, par courrier recommandé avec accusé de réception, au service "déclaration d'embauche" de l'URSSAF dont relève l'établissement
• Internet, aux adresses suivantes :
  • www.net-entreprises.fr
  • www.urssaf.fr pour création du compte employeur s’il s’agit du premier salarié.

Attention : les entreprises qui ont réalisé plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente, doivent obligatoirement effectuer leurs DPAE sur internet !

À partir de 2026, la DPAE pourra être réalisée via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) dans un nouveau signalement dédié, mais l’usage des procédures classiques reste possible, notamment pour certains régimes ou cas spécifiques

Tout employeur qui ne réalise pas la DPAE s'expose à :

• Des sanctions civiles (régularisation des cotisations par l'URSSAF)
• Des sanctions administratives (pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti qui est de 4,22 € en 2025)
• Des sanctions pénales (1 500 € d’amende pour une personne physique et 7 500 € d’amende pour une personne morale. En cas de non déclaration intentionnelle, délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, la sanction est de 45 000 € d'amende et 3 ans de prison pour une personne physique et 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale).

En outre, lors d’une DPAE tardive, l’employeur s’expose aussi à la perte de certaines aides à l’embauche, ce qui représente un impact financier indirect important.