Le rapport spécial sur les conventions réglementées

Le gérant ou, s'il en existe un, le commissaire aux comptes, présente à l'assemblée ou joint aux documents communiqués aux associés en cas de consultation écrite, un rapport sur les conventions intervenues directement ou par personnes interposées entre la société et l'un de ses gérants ou associés. L'assemblée statue alors sur ce rapport. Le gérant ou l'associé intéressé ne peut prendre part au vote et ses parts ne sont pas prises en compte pour le calcul du quorum et de la majorité.
Article L.223-19 du Code de commerce.

Remarque : le gérant avise le commissaire aux comptes en cas des conventions réglementées dans un délai d'un mois à compter de leur conclusion. Si les conventions sont conclues au cours d''exercices antérieurs et qu'elles ont été poursuivies au cours du dernier exercice, le commissaire aux comptes doit également être informé de cette convention dans un délai d'un mois.

Consulter la fiche relative au régime des conventions conclues dans les SARL - cf infra

Ce rapport contient :

• L'énumération des conventions soumises à l'approbation de l'assemblée des associés ;
• Le nom des gérants ou associés intéressés ;
• La nature et l'objet de ces conventions ;
• Les modalités essentielles de ces conventions, notamment l'indication des prix ou tarifs pratiqués, des ristournes et commissions consenties, des délais de paiement accordés, des intérêts stipulés, des sûretés conférées et, le cas échéant, de toutes autres indications permettant aux associés d'apprécier l'intérêt qui s'attachait à la conclusion des conventions analysées ;
• L'importance des fournitures livrées ou des prestations de service fournies ainsi que le montant des sommes versées ou reçues au cours de l'exercice en exécution des conventions conclues au cour d'exercices antérieurs et dont l'exécution a été poursuivie au cours du dernier exercice.

Article R.223-17 du Code de commerce
 

Attention : Les conventions non approuvées produisent néanmoins leurs effets, de ce fait elles ne sont pas considérées comme nulles, à charge pour le gérant, et, s'il y a lieu, pour l'associé contractant, de supporter individuellement ou solidairement, selon les cas, les conséquences du contrat préjudiciables à la société.

Remarque : la procédure n'est pas applicable au sein d'une EURL lorsque la convention est conclue entre elle et l'associé unique mais l'opération doit figurer au registre des décision. Un autre cas particulier de procédure existe, lorque les deux conditions suivantes sont réunies : une convention entre la SARL et son gérant non associé est envisagée et qu'il n'y a pas de commissaire aux comptes dans l'entreprise. Dans ce cas là, la convention doit faire l'objet d'une approbation des associés mais qui s'effectue non pas a posteriori mais préalablement à la conclusion de la convention, la décision sera prise sur rapport du gérant.