Accueillir un stagiaire dans votre entreprise

Le stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel durant laquelle l'élève ou l'étudiant : 

• Acquiert des compétences professionnelles ;
• Met en œuvre les acquis de sa formation ;
• Prépare l’obtention d’un diplôme ou d’une certification, favorisant ainsi son insertion professionnelle. 

Accueillir un stagiaire consiste à lui confier des missions strictement conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’organisme d’accueil, conformément aux articles L. 124-1 et suivants du Code de l'éducation.

Le stage ne peut avoir pour objet :

• L’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
• L’accroissement temporaire de l’activité de l’organisme d’accueil ;
• L’occupation d’un emploi saisonnier ;
• Le remplacement d’un salarié en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail (C. éduc. art. L. 124-7).

De même, il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé et sa sécurité (C. éduc, art. L. 124-14).

Il est important de ne pas confondre les stages avec : 

• Les périodes en entreprise des apprentis et jeunes en contrat de professionnalisation ;
• Les visites, séquences d'observations et stages des mineurs de moins de 16 ans ;
• Les stages de la formation professionnelle continue ;
• Les jobs d’été. 

Depuis le 1er septembre 2010, les stages hors cursus pédagogique sont interdits (décret n°2010-956 du 25 août 2010). La finalité et les modalités du stage doivent donc être définies dans l’organisation de la formation et le stage doit faire l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant et donner lieu à une évaluation de la part de l’établissement d’enseignement.

La durée maximale des stages est limitée à six mois par année d’enseignement (C. éduc. art. L. 124-5 nouveau).
La durée du ou des stages (ou de la période de formation en milieu professionnel) est appréciée en tenant compte de la présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil. Ne sont donc pas prises en compte les éventuelles périodes passées dans l’établissement d’enseignement (C. éduc. art. L. 124-18 nouveau).

La loi a instauré un délai de transition de deux ans à compter de sa promulgation pendant lequel certaines formations peuvent déroger à la durée de stage ou de période de formation (préparation de certains diplômes d’État dans le secteur social (éducateur spécialisé par exemple), formation de master intégrant une année de césure…

À l’issue de ce délai, soit à compter du 12 juillet 2016, il n’y aura plus de dérogation possible à cette durée maximale : aucun stage (ni formation en milieu professionnel) ne pourra ainsi dépasser la durée maximale de six mois (C. éduc., art. L. 124-5 nouveau).

Lorsqu’un même poste est occupé successivement par plusieurs stagiaires au titre de conventions de stage distinctes, un délai de carence équivalent à un tiers de la durée du stage précédent doit impérativement être respecté. Cette obligation ne s’applique pas dans le cas où le stage antérieur a été interrompu avant son terme pour une raison imputable au stagiaire.

Le décret n° 2015-1359 du 26 octobre 2015 limite le nombre de stagiaires accueillis simultanément en fonction de l'effectif de l'entreprise :

• 15 % de l'effectif pour les entreprises de 20 salariés et plus ;
• 3 stagiaires si l'entreprise compte moins de 20 salariés.

L’effectif pris en compte correspond au nombre de salariés au dernier jour du mois civil précédent la période d’appréciation.
Des dérogations peuvent être accordées par arrêté académique pour les périodes de formation en milieu professionnel obligatoires dans certains établissements d’enseignement.
Le non-respect de ces règles expose l’entreprise à une amende administrative pouvant atteindre 2 000 € par stagiaire concerné, portée à 4 000 € en cas de récidive.
 

Accueillir un stagiaire en entreprise implique de respecter un cadre réglementaire précis destiné à garantir à la fois la qualité de l’expérience formatrice et la sécurité juridique de toutes les parties. Plusieurs formalités administratives et documentaires sont pour cela à accomplir obligatoirement dès la préparation du stage.

Convention de stage 

Une convention de stage doit être impérativement établie et signée entre : 

• Le stagiaire (et, s'il est mineur, son représentant légal) ;
• L'organisme d'accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme ;
• L'établissement d'enseignement ou de formation ;
• L'enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement ;
• Le tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil. 

Un arrêté du 29 décembre 2014 précise les mentions que doit contenir la convention de stage des établissements d'enseignement et organismes de formation dispensant des formations des niveaux III à I :

• L'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement,
• Les activités confiées au stagiaire,
• Les noms de l'enseignant référent et du tuteur,
• Les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire,
• Les modalités d'autorisation d'absence,
• Le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les modalités de son versement,
• Les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.),
• Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.  

Inscription au registre du personnel 

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et les inscrire dans une partie spécifique du registre unique du personnel ou dans tout autre document pour les organismes ne disposant pas d’un registre unique du personnel. 

Les mentions obligatoires :

• Le nom et prénom du stagiaire ;
• Les dates de début et de fin du stage (ou de la période de formation en milieu professionnel) ;
• Le nom et prénom du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire. 

Ces dispositions, issues du décret du 27 novembre 2014 pris en application de la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, sont applicables au titre des conventions de stage conclues depuis le 1^e décembre 2014. 

Si le stage a lieu à l'étranger, doit être annexée à la convention de stage une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire.

Information du comité d’entreprise, s’il existe

• Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, l’employeur doit chaque trimestre informer le CSE du nombre de stagiaires accueillis dans l’entreprise, des conditions de leur accueil et des tâches qui leur sont confiées (C. trav.  art. L. 2323-51) ;
• Dans les entreprises de moins de 300 salariés, l’employeur doit informer le CSE une fois par an, via le rapport sur la situation économique de l’entreprise, du nombre et des conditions d’accueil des stagiaires (C. trav. art. L. 2323-47).

Formalités de fin de stage

Le stagiaire doit remettre  à son école ou université, outre son rapport de stage, un document d’évaluation de l’accueil dont il a fait l’objet dans l'entreprise. En pratique, l’école se charge de lui fournir ce formulaire d’évaluation. Elle peut également transmettre à l'entreprise un formulaire d’évaluation du stagiaire.

Pour les stages dont les conventions ont été signées depuis le 1er décembre 2014, l’entreprise doit, en plus du versement de ses dernières indemnités de stage, remettre  au stagiaire une attestation de fin de stage mentionnant notamment la durée de ce dernier ainsi que le montant total des indemnités versées. 

• Modèle d’attestation de stage

Accueillir un stagiaire en entreprise implique le respect de conditions de travail encadrées afin d’assurer la protection du stagiaire tout au long de sa période de formation pratique. Bien qu’il ne soit pas salarié, il bénéficie de droits spécifiques relatifs à la durée du travail, aux congés ainsi qu’à la protection sociale, conformément aux dispositions légales en vigueur.

Durée du travail et congés

En matière de durée de travail, le stagiaire est soumis aux mêmes règles que les salariés concernant les limites maximales quotidiennes et hebdomadaires, ainsi que les dispositions relatives au travail de nuit, aux temps de repos et aux jours fériés (article L.124-14 du Code de l’Éducation).
Le stagiaire bénéficie par ailleurs, comme tout salarié, des droits afférents aux congés et autorisations d’absence pour maternité, congé de paternité, accueil de l’enfant et congé d’adoption.
Enfin, la loi de juillet 2014 impose que, pour les stages d’une durée supérieure à deux mois, la convention de stage précise explicitement la possibilité pour le stagiaire de bénéficier de congés et d’autorisations d’absence (article L.124-13, alinéa 2).

Droits sociaux

Les stagiaires bénéficient, à l’instar des salariés, d’un accès égal aux activités sociales et culturelles organisées au sein de l’entreprise, telles que définies à l’article L. 2323-83 du Code du travail.
Ils sont par ailleurs protégés contre toute forme de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel, conformément aux dispositions de l’article L.124-12 du Code de l’Éducation, qui garantit un cadre respectueux et sécurisé tout au long de la période de stage.

Les stagiaires ne perçoivent pas une rémunération mais une gratification. Une position a été arrêtée en février 2016 par l’administration : la gratification mensuelle des stagiaires à temps complet doit se calculer sur la base des heures effectuées. 

Calcul de la gratification minimale légale

Le stagiaire perçoit une gratification minimale obligatoire dès que le stage a une durée supérieure à 2 mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire (art. L. 612-11 nouveau code de l’éducation).
Pour le calcul de la présence du stagiaire ouvrant droit à la gratification, un mois correspond à une présence effective de 22 jours, consécutifs ou non, et sept heures, consécutives ou non comptent pour un jour (soit 154 heures par mois). 
Attention : cette référence à 154 heures ne sert qu’à déterminer si la durée du stage ouvre droit à gratification mais ne sert pas au calcul du montant de la gratification. Celui-ci est calculé sur la base des heures réellement effectuées.

Le montant horaire minimal est fixé pour les conventions signées depuis le 1er septembre 2015 à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 4,35 € en 2025. 
La gratification mensuelle est obtenue en multipliant le montant horaire par le nombre d’heures effectuées par le stagiaire. 

Modalités de versement de la gratification par l’entreprise

L’entreprise peut choisir de verser chaque mois une gratification correspondant aux heures réellement effectuées : 
Exemple : 

• 669,90 € en mars (154 heures x 4,35 €) ;
• 639,45 € en avril (147 heures x 4,35 €);
• 609,00 € en mai (140 heures x 4,35 €)

L’entreprise peut également opter pour une gratification mensuelle lissée calculée sur la totalité du stage. 
Exemple : pour un stage du 1er mars au 31 mai, la gratification sera de 639,15 € par mois (soit 1 917,45 € pour 3 mois).

En cas d’interruption ou d’absence, un ajustement est effectué au prorata du temps réellement effectué.
 

Franchise de cotisation

Le seuil d’exonération de cotisations correspond au montant minimal légal de gratification, soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (4,35 € en 2025) multiplié par le nombre d’heures de stage prévues dans le mois. 
Ce seuil est fixé lors de la signature de la convention en tenant compte de la gratification, des avantages en nature ou en espèces, et du temps de présence mensuel prévu. Si la gratification versée est inférieure ou égale à ce seuil, elle est totalement exonérée de cotisations sociales, à l’exception des cotisations chômage et retraite complémentaire qui ne sont pas dues pour les stagiaires. Au-delà, seules les cotisations sur la part excédentaire sont dues.

Gratification inférieure ou égale au montant de la franchise de cotisations

Les gratifications versées au stagiaire ne sont soumises à aucune cotisation sociale, salariale ou patronale, dès lors que leur montant est inférieur ou égal au seuil légal minimal (4,35 € par heure en 2025). 
En plus de cette gratification, le stagiaire peut bénéficier du remboursement des frais engagés pour son stage ainsi que d’avantages éventuels, par exemple en restauration ou hébergement. 
La couverture du stagiaire contre les accidents du travail est prise en charge par son établissement d’enseignement. Toutefois, si un accident survient du fait ou à l’occasion du stage en entreprise, cette dernière doit procéder aux déclarations utiles et en informer sans délai l’établissement d’enseignement.

Gratification excédant le montant de la franchise de cotisations

Lorsque la gratification versée dépasse le seuil d’exonération, seules les cotisations sociales portant sur la différence entre le montant total de la gratification et ce seuil sont dues. Dans ce cas, l’entreprise d’accueil est également redevable de la cotisation accident du travail calculée sur cette fraction excédentaire. La responsabilité des déclarations liées aux accidents du travail incombe à l’entreprise d’accueil, sauf si l’accident survient du fait ou à l’occasion du stage dans l’établissement d’enseignement, auquel cas c’est celui-ci qui effectue les démarches, en informant sans délai l’entreprise d’accueil.
 

Le stagiaire peut faire l’objet de votre recrutement. S’il est embauché dans les trois mois suivant la fin d’un stage intégré à un cursus pédagogique et réalisé lors de la dernière année d’études, la durée de ce stage est déduite de la période d’essai. Cette déduction ne peut toutefois pas réduire la période d’essai de plus de la moitié, sauf disposition plus favorable prévue par accord collectif.
Lorsque le poste occupé correspond aux activités confiées au stagiaire durant son stage, la durée de celui-ci est déduite intégralement de la période d’essai. 
Par ailleurs, si la durée du stage dépasse deux mois, elle est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté du salarié.