Quelles sont les erreurs à éviter lors de la demande de carte professionnelle d’agent immobilier ?

Lors du remplissage du formulaire de demande de carte T

Le formulaire de demande de carte d’agent immobilier doit être dûment complété en fonction des indications données dans la notice 51969.

Ce formulaire permet à la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) de faire un contrôle de cohérence entre les informations déclarées et les pièces justificatives fournies à l’appui de la demande de carte professionnelle.

Première erreur à éviter : ne pas cocher la formalité accomplie ou les mentions demandées, c’est-à-dire les activités que l’agent immobilier va exercer (transaction, gestion immobilière et/ou syndic). Si la détermination de la formalité est impossible, l’agent immobilier retarde le traitement de son dossier, qui peut lui être retourné.

Lors du dépôt de demande de carte professionnelle d’agent immobilier

 La demande de carte doit être déposée après immatriculation de l’agent immobilier au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il ne faut donc pas oublier d’indiquer sur le formulaire le numéro unique d’identification (numéro SIREN) de l’entreprise car c’est une mention obligatoire sur la carte d’agent immobilier. L’obtention du numéro SIREN est plus longue depuis la mise en place du Guichet unique des formalités, l’erreur à éviter est donc de déposer la demande de carte d’agent immobilier avant de l’avoir obtenu.

Lorsque l’agent immobilier crée une société pour exercer son activité, la carte professionnelle doit être demandée au nom de la « personne morale », et les représentants légaux et statutaires de la société (les dirigeants) doivent être listés. L’agent immobilier commet souvent une faute en cochant « entreprise individuelle » car la carte professionnelle n’est pas attribuée au dirigeant mais bien à la société qu’il représente.

Lors de la signature du formulaire de demande de carte T

Enfin, tous les représentants légaux et statutaires doivent signer le formulaire. L’agent immobilier ne peut pas mandater une personne (avocat ou expert-comptable, par exemple) pour signer la demande de carte à sa place. Cette signature doit être une signature manuscrite originale si le dossier est envoyé par courrier postal. En effet, la signature scannée n’a aucune valeur juridique. L’envoi d’un formulaire signé par un tiers ou comportant une signature scannée est une erreur fréquemment commise, qui retarde la délivrance de la carte d’agent immobilier.

Veillez à ce que l’adresse électronique mentionnée sur le formulaire soit lisible car les échanges se font majoritairement par ce canal. Il est préférable de l’écrire en majuscules pour être certain de recevoir les messages de la CCI.

Dans un cas sur deux, les « activités exercées » déclarées au niveau de l’établissement principal ne correspondent pas à la ou aux mentions demandées ou n’entrent pas dans le champ d’application de la loi Hoguet.

Exemples :

• Le KBIS mentionne des activités d’achat, vente, location et gestion de biens immobiliers pour le compte d’autrui, alors que la mention « gestion immobilière » n’est pas demandée. 
• Le KBIS mentionne les activités de promotion immobilière et marchand de biens alors que ces activités ne sont pas des opérations sur les biens d’autrui.

Cette erreur extrêmement fréquente entraîne l’obligation de modifier le KBIS, voire les statuts, et donc un allongement du délai d’obtention de la carte d’agent immobilier qui aurait pu être évité.

Pour obtenir une carte d’agent immobilier rapidement, il est préférable d’indiquer dans la liste des activités exercées au sein de l’établissement principal « agence immobilière » ou « tout ou partie des activités mentionnées à l’article 1er de la loi Hoguet » par exemple.

La carte d’agent immobilier ne peut être délivrée à une société que si ses représentants légaux ET statutaires remplissent les conditions de diplôme(s) et/ou d’expérience professionnelle.

Retrouvez notre fiche sur le sujet : Devenir agent immobilier : études, compétences et expériences

C’est une erreur de mentionner sur le KBIS une personne qui dispose du pouvoir de représenter la société vis-à-vis des tiers alors qu’elle ne satisfait pas les conditions de compétence professionnelle requises pour obtenir la carte d’agent immobilier.

Exemple : le président d’une SAS ne remplit pas les conditions de compétence professionnelle donc il nomme un directeur général qui a obtenu les diplômes requis pour que la société obtienne la carte d’agent immobilier. Le président étant le représentant légal de la société, il doit remplir les conditions d’aptitude professionnelle, à défaut il ne peut pas rester président de la SAS.

Cette erreur va retarder l’obtention de la carte d’agent immobilier voire conduire au rejet de la demande de carte professionnelle si les modifications du KBIS prennent trop de temps.

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La garantie financière est obligatoire pour les activités de « gestion immobilière » et « syndic de copropriété » alors même que l’agent immobilier ne détiendrait pas de fonds, effets ou valeurs autre que ses commissions ou honoraires. En effet, la loi Hoguet exclut expressément la possibilité de faire une déclaration de non-détention de fonds pour ces deux activités.

Retrouvez notre modèle d’attestation de garantie financière

La souscription d’une assurance responsabilité civile professionnelle, également appelée RCP, est obligatoire pour toute personne qui souhaite demander une carte d’agent immobilier.

L’assureur doit remettre à l’agent immobilier une attestation d’assurance avec des informations obligatoires. Or, les attestations d’assurance présentées omettent régulièrement les noms et prénoms des dirigeants de la société ainsi que les activités assurées. Ces erreurs engendrent une perte de temps car l’attestation devra être modifiée.

Découvrez notre modèle d'attestation d'assurance de la responsabilité civile professionnelle

Erreur dans la formalité à accomplir si vous faites une demande de carte d’agent immobilier dématérialisée

Pour une demande de carte professionnelle déposée par voie électronique, l’erreur la plus fréquente concerne le choix de la formalité. 

Exemples d’erreurs :

• dépôt d’une demande de carte d’agent immobilier au lieu d’une demande de modification de carte à la suite d’un changement de dirigeant
• dépôt d’une demande de renouvellement de carte professionnelle à la place d’une demande initiale si la carte a expiré depuis un an
• dépôt d’une demande d’attestation collaborateur alors que la carte professionnelle est suspendue

Les contraintes informatiques empêchent de requalifier la demande – contrairement à un dossier envoyé par la poste – et entraînent le rejet du dossier pour formalité non-conforme.

Ne pas avoir réglé le montant de la redevance

La demande de carte doit être est accompagnée du paiement dû en rémunération de l'instruction du dossier.

Pour autant, plusieurs dossiers sont envoyés sans avoir réglé la redevance. Ils ne sont pas enregistrés tant que le paiement n’a pas été effectué, retardant ainsi leur examen et la délivrance de la carte professionnelle.

Ne pas anticiper le délai d’instruction de l’administration

La Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) dispose de 15 jours (ouvrés) à compter de la réception de la demande de carte professionnelle pour soit indiquer que dossier est complet, soit lister les pièces et informations manquantes.

Ce délai de quinze jours (ouvrés) court uniquement à partir du moment où la CCI dispose à minima du formulaire dûment rempli et signé d’une part, et de la redevance d’autre part.

Lorsque le dossier est incomplet, le demandeur a deux mois (date à date) pour fournir les pièces et informations manquantes à la CCI. Passé ce délai, la demande est caduque.

Il faut attendre que la carte ait été délivrée pour commencer à démarcher des clients et signer des mandats. Tant que l’entreprise ne dispose pas de sa carte professionnelle, elle ne peut pas exercer son activité.

Or de nombreuses entreprises débutent leur activité avant d’avoir obtenu leur carte ou ne complètent pas leur dossier dans le délai imparti. Cette erreur peut leur coûter des sanctions civiles et pénales ainsi que la perte du droit à commission ou honoraires.

Ne pas regarder les spams ou courriers indésirables

Lorsqu’une adresse électronique a été indiquée sur le formulaire, l’avis de dossier complet ou incomplet est envoyé à cette adresse.

Compte tenu du nombre de formalités instruites chaque jour au niveau national, les mails envoyés automatiquement par l’outil informatique peuvent être identifiés comme des spams ou courriers indésirables.

Il faut donc veillez à ce que l’adresse électronique mentionnée sur le formulaire soit lisible si elle est manuscrite et regarder régulièrement le dossier des courriers indésirables pour éviter de louper une information importante.