Le seuil d’effectif à partir duquel l’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire a été porté de 20 à 50 salariés depuis le 1er janvier 2020. Le Code du travail fixe que sa rédaction est obligatoire lorsqu’une entreprise ou un établissement atteint le seuil de 50 salariés pendant douze mois consécutifs.
Cette obligation s’applique au terme d’un second délai de douze mois consécutifs à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint, conformément à l’article L. 2312-2 du Code du travail.
Sont inclus dans le calcul les CDI, les CDD, les contrats de travail à temps partiel (au prorata de leur temps de travail), les intérimaires. Sont exclus de ce calcul les Alternants (contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation), les Contrats Initiatives Emploi (CIE), les Contrats Emploi Solidarité (CES) et les Stagiaires.
Lorsqu’une entreprise possède plusieurs établissements :
- de moins de 50 salariés ; l’Employeur doit élaborer un Règlement intérieur unique pour tous les établissements
- un ou plusieurs établissements atteignent le seuil de 50 salariés ; l’Employeur doit alors élaborer un Règlement intérieur pour chacun d’entre eux.
En-dessous de ce seuil, il peut être mis en place, mais cela ne représente pas une obligation.
Le règlement intérieur est un acte unilatéral rédigé par l'employeur, en Français. Il fait office de « loi » interne. Il s’impose à toutes les personnes liées à l’entreprise par un contrat de travail et à ses intérimaires.
La loi exige que le document élaboré par l’employeur régisse impérativement les domaines suivants :
- L’Hygiène et la Sécurité
Le Règlement intérieur permet aux salariés de prendre conscience des risques existant sur leur lieu de travail et de la nécessité pour eux de respecter les règles de sécurité afin de réduire ces mêmes risques.
Le droit de retrait étant un droit légal, il n’est pas nécessaire de le faire apparaître dans ce document.
Ex : interdiction de prendre ses repas sur le lieu de travail, conditions d’introduction, de distribution et de consommation des boissons alcoolisées, conditions de nettoyage des armoires et vestiaires, obligation de se présenter aux examens médicaux prévus par la réglementation…
Chaque salarié doit par son comportement, prévoir la sécurité des autres. Pour la rédaction de la clause relative à la Sécurité, l’Employeur pourra se rapprocher de l’évaluation des risques, effectuée dans le cadre du Document Unique d’Evaluation des Risques (DUER).
Ex : conditions d’utilisation des équipements de travail, des substances et préparations dangereuses…
- La Discipline
Il n’existe pas de définition légale de la discipline. Ces règles doivent être des obligations, interdictions ou limitations de faire dont le non-respect expose à l’application de sanctions. La clause doit définir la nature et de l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur, dans un ordre croissant, telles que l’avertissement, le blâme, la mutation, la rétrogradation, la mise à pied, le licenciement, etc.
Ex : autorisation d’absence, obligation d’obéir aux ordres hiérarchiques, interdiction d’emporter des objets appartenant à l’entreprise ou d’utiliser du matériel pour son propre compte sans autorisation…
Elle doit notamment fixer la durée maximale de la mise à pied disciplinaire.
Si les sanctions et leur durée ne sont pas suffisamment précisées, l’Employeur ne pourra exercer son pouvoir disciplinaire.
- Les droits de la Défense des salariés
Le texte doit reprendre les dispositions relatives à la procédure disciplinaire légale concernant la convocation du salarié à un entretien préalable et à la notification motivée de la sanction) et à la procédure disciplinaire conventionnelle s’il en existe une.
Enfin, il doit rappeler la prescription du fait fautif interdisant à l’Employeur de prendre une sanction à l’égard d’un salarié plus de 2 mois après avoir eu connaissance du comportement fautif de ce dernier, ainsi que la prescription de la sanction interdisant à l’employeur d’invoquer une sanction prise à l’encontre d’un salarié, plus de 3 ans auparavant, pour motiver une nouvelle sanction.
- La protection des victimes et des témoins de faits constitutifs de Harcèlement Sexuel ou Moral
Depuis la loi n°92-1172 du 2 novembre 1992, le Règlement intérieur doit contenir les dispositions relatives à l’abus d’autorité en matière sexuelle dans les relations du travail contenues dans l’article L. 1153-2 du Code du travail.
Ces dispositions interdisent à l’Employeur de prendre des sanctions envers un salarié qui aurait subi ou refusé de subir les agissements de harcèlement de sa part, de la part d’un représentant de l’Employeur ou d’une personne ayant une autorité quelconque sur le salarié.
Les dispositions de la loi n°2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail sont entrées en vigueur le 31 mars 2022. Celles-ci prévoient notamment d’aligner la définition du harcèlement sexuel du Code du travail sur celle du Code pénal.
Les propos ou comportements à connotation sexiste peuvent désormais caractériser des faits de harcèlement sexuel.
La loi de Modernisation sociale du 7 janvier 2002 impose également au Règlement intérieur de rappeler les dispositions relatives à l’interdiction de toute pratiques de harcèlement moral.
- Lanceurs d'alerte
La loi du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte comporte de nombreuses mesures renforçant leur protection et harmonisant les textes applicables, pour plus de cohérence et d'effectivité. Les employeurs sont depuis tenus de rappeler dans le Règlement intérieur l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte afin d'assurer l'information des salariés sur le sujet (Code du Travail. art. L 1321-2 modifié).
Certaines clauses non-obligatoires peuvent venir compléter les clauses mentionnées ci-dessus :
- Interdiction de fumer
A laquelle s’ajoute l’interdiction de vapoter dans les lieux de travail fermés et couverts à usage collectif (Décret n°2017-633 du 25 avril 2017, issu de la Loi de Modernisation du système de santé)
- Liberté vestimentaire
- Respect des horaires de travail
- Absences
- Affiches, tracts et pétitions
- Introduction de personnes étrangères à l’entreprise
- Réfectoire et douches
- Fouille des vestiaires et fouilles corporelles
- Télésurveillance
Le règlement intérieur doit en outre comporter une clause mentionnant l'installation de caméras pour des raisons de sécurité (articles L 1311-2 et L 1321-3 du Code du travail).
Le non-respect par l'employeur de ces obligations pourrait conduire les juges à ordonner le retrait des caméras.
Sous peine de nullité, les dispositions du Règlement intérieur ne peuvent pas contenir de :
- Clauses contraire aux lois, aux règlements, aux dispositions des conventions et accords collectifs de travail applicables dans l'entreprise ou l'établissement
- Clauses restreignant les libertés individuelles ou collectives qui ne serait pas justifiée ou proportionnée au but recherché
- Clauses de sanctions discriminatoires ou financières.
A compter de 11 salariés, le projet de Règlement intérieur doit être soumis au Conseil Economique et Social (CSE) pour avis. L’Employeur n’est cependant pas tenu de suivre son avis ; il peut décider de maintenir des dispositions qui auraient été désapprouvées par le CSE.
Quel que soit le seuil d’effectif de l’entreprise (inférieur à 11, entre 11 et 50 salariés, plus de 50 salariés) l’employeur communique par lettre recommandée avec accusé de réception, en 2 exemplaires, le projet de Règlement intérieur à l'Inspecteur du travail.
Pour une entreprise disposant d’un CSE, l’employeur joindra l’avis écrit (PV de réunion ou autre document écrit donnant le compte-rendu de la réunion) obtenu auprès de celui-ci.
L'Inspecteur du travail contrôle la légalité du Règlement intérieur et conclut à sa conformité ou à sa non-conformité, dans un délai de deux mois maximum.
- En cas d’absence de réponse de la part de l’Inspecteur après ce délai, le projet est réputé conforme, et accepté de façon tacite
- En cas de non-conformité, l’Inspecteur du Travail justifie sa décision par écrit et la notifie à l’employeur pour modification.
Simultanément à l'envoi du courrier à l'Inspection du travail, l'employeur doit compléter deux formalités :
- Déposer le projet de règlement intérieur au Greffe du Conseil de prud'hommes dont dépend l’entreprise
- Porter le texte à la connaissance des salariés, par tout moyen (remise d’un exemplaire en main propre contre signature, note interne avec accusé de lecture par mail, affichage dans les locaux à une place convenable et aisément accessible, mise à disposition sur l’intranet…).
Dès lors, le Règlement s’impose à l’ensemble des salariés.
Il est possible de faire signer un exemplaire à chaque salarié pour attester de leur prise de connaissance. Ces exemplaires signés seront à conserver dans le dossier personnel de chaque collaborateur.
Pour les collaborateurs intégrés après la mise en place du Règlement intérieur, un exemplaire pourra être ajouté au livret d’accueil.
Attention, pour être opposable, le règlement intérieur doit être soumis aux formalités de dépôt et de diffusion. L'employeur doit prouver qu'il a bien effectué ces formalités en cas de litige.
Le Règlement intérieur indique la date à partir de laquelle il entre en vigueur.
Cette date intervient au moins un mois après l'accomplissement des formalités de dépôt et de diffusion.
Toutes ces dispositions s'appliquent en cas de modification du règlement intérieur ou de retrait de clauses de celui-ci.
Si vous souhaitez poursuivre la structuration de votre politique RH, deux documents sont considérés comme des annexes au Règlement intérieur : la Charte de télétravail, la Charte informatique ou encore la Charte éthique. Les modalités de dépôt de ces textes sont soumises au même processus que pour le dépôt initial d’un Règlement intérieur ou ses mises à jour.
En cas de non-respect des dispositions relatives au Règlement intérieur, l’employeur peut être condamné à une contravention de 4e classe (750 euros).
Sont concernés les cas suivants :
- Absence de Règlement intérieur, lorsque le seuil légal est dépassé
- Vice de procédure dans son élaboration (ex : formalités de publicité non-respectées)
- Maintien d’une clause déclarée illégale par l’Inspecteur du travail
Attention, le Règlement intérieur peut être mis en cause dans le cadre d’une action menée par un salarié auprès du Conseil des prud’hommes, suite à un licenciement contesté ou de son propre chef s’il estime ses droits bafoués, sans action disciplinaire préalable menée par l’Employeur.
L’Inspecteur du travail peut également à tout moment contrôler la conformité du Règlement intérieur et exiger son retrait ou la modification de clauses contraires au Code du travail.
La rédaction et la mise en place d’un Règlement intérieur avant le seuil de 50 salariés est tout à fait possible. C’est d’ailleurs une pratique recommandée.
En effet, un ensemble de notes de service peut être considérée comme équivalent au Règlement intérieur dans les entreprises qui n’en possèdent pas. Toutefois, la clarté de ces notes sera moindre, car il faudra les additionner pour avoir une vision globale de leurs intentions.
Rédiger un Règlement intérieur permet une meilleure lisibilité, et un point de référence unique.
Il permet notamment de ne pas surcharger les contrats de travail avec des clauses en surnombre.
Au-delà de la clarification des règles internes qu’il permet, le Règlement intérieur fixe notamment la définition et l’échelle des sanctions disciplinaires qui peuvent être mises en œuvre. Celles-ci - graduellement - peuvent conduire jusqu’au licenciement d’un salarié.
Sans la mise en place du Règlement intérieur, seule la mise en œuvre du licenciement reste possible.
Dès lors que l’employeur fait ce choix, il devra respecter les dispositions légales concernant son contenu et sa mise en forme.
