RH et protection des données personnelles : Comment éviter les fuites ?

Pour répondre à ce besoin croissant de protection des données, l'Union européenne a mis en place le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données. Entré en vigueur le 25 mai 2018, il remplace la directive 95/46/CE sur la protection des données. 
Les entreprises qui traitent des données personnelles de citoyens européens doivent se conformer au RGPD, sous peine de sanctions sévères. La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) est garante de l’application et du respect du RGPD pour la France. 

Qu’est-ce que la donnée personnelle ? 

La donnée personnelle est définie comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne peut être identifiée directement par des données telles que son nom et prénom, ou indirectement par des éléments comme un numéro de téléphone, une adresse IP, etc.
Pratiquement toutes les entités, qu'elles soient des entreprises, des associations ou autres, traitent des données personnelles. Par exemple, une entreprise conservant un fichier client ou une association publiant des photos de ses membres sur les réseaux sociaux manipule des données personnelles.

Il est important de noter que le traitement des données ne se limite pas aux données numériques. Même l'utilisation d'un fichier papier contenant des informations sur une personne identifiée ou identifiable est considérée comme un traitement de données et doit donc respecter les réglementations du RGPD.

Le RGPD établit 6 principes fondamentaux pour le traitement des données personnelles :

1. Ne collectez que les données vraiment nécessaires pour atteindre votre objectif : limitez la collecte aux données nécessaires. Evitez la collecte de données "au cas où".
2. Soyez transparent : Informez clairement les individus sur l'utilisation de leurs données dès leur collecte. Respectez leurs droits et expliquez les modalités pour les exercer. 
3. Oganisez et facilitez l'exercice des droits des personnes : Mettez en place des procédures pour permettre aux individus d'exercer leurs droits facilement et rapidement, y compris par voie électronique.
4. Fixez des durées de conservation : Déterminez des durées de conservation appropriées pour les données en fonction de leur objectif initial, puis détruisez-les ou archivez-les conformément aux obligations légales.
5. Sécurisez les données et identifiez les risques : Prenez des mesures pour assurer la sécurité des données physiquement et informatiquement. Identifiez et gérez les risques de sécurité.
6. Inscrivez la mise en conformité dans une démarche continue : Assurez-vous que la conformité au RGPD est une démarche continue, en vérifiant régulièrement la conformité, en adaptant les mesures de sécurité et les procédures au besoin.

Outre ces principes, le RGPD accorde également aux individus un ensemble de droits pour mieux contrôler leurs données personnelles.
Les individus ont le droit d'accéder à leurs données personnelles, le droit de les rectifier, le droit à l'effacement ("droit à l'oubli"), le droit à la portabilité des données, ainsi que le droit d'opposition au traitement des données dans certaines circonstances. 
Responsabilité et transparence : Les organisations sont tenues d'être transparentes quant à la manière dont elles traitent les données personnelles et doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées pour les protéger. Elles doivent également être en mesure de démontrer leur conformité avec le RGPD.

Le non-respect des dispositions du RGPD peut entraîner des amendes allant jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial d'une entreprise ou 20 millions d'euros (selon le montant le plus élevé).

Source : Sanctions et mesures correctrices : la CNIL présente le bilan 2023 de son action répressive | CNIL

Les cyberattaques sont fréquentes. Les entreprises que ce soient des TPE/PME ou des grandes entreprises doivent se mettre en conformité avec le RGPD. En effet, depuis janvier 2024, la CNIL a prononcé une quinzaine de sanctions dans le cadre sa procédure simplifiée contre 24 sanctions sur l’ensemble de l’année 2023 ; 

Les fuites de données peuvent entraîner des conséquences graves par exemple : 
 

• Perte de confiance : Les clients et les employés perdent confiance dans l’entreprise si leurs données sont compromises.
• Sanctions légales : Les lois sur la protection des données, telles que le RGPD, imposent des amendes sévères en cas de violation. 
• Impact sur la réputation : Une fuite de données peut ternir la réputation de l’entreprise et nuire à sa crédibilité.

Comment éviter la fuite des données personnelles ?

Pour prévenir ces risques et préserver une image de marque employeur positive, voici quelques mesures essentielles à considérer :

Formation et sensibilisation

Organisez des sessions de formation régulières pour les employés et les cadres supérieurs sur la protection des données.
Expliquez les risques liés aux fuites de données et les mesures préventives à prendre. Il est important de former régulièrement les employés aux bonnes pratiques en matière de sécurité informatique et de protection des données. Voici des guides mis à disposition pour informer dans un premier temps .

• Guide pratique RGPD : sécurité des données personnelles (2024)
• Cybersécurité : Le RGPD : la meilleure prévention contre les risques cyber (2024)

Politiques de confidentialité et de sécurité

Mettez en place des politiques claires concernant la collecte, le stockage et l'utilisation des données personnelles.
Assurez-vous que tous les employés comprennent ces politiques et les respectent. Les politiques devraient être révisées régulièrement pour s'assurer qu'elles sont à jour et conformes aux lois sur la protection des données.

Gestion des accès

Limitez l'accès aux données sensibles uniquement aux employés qui en ont besoin pour leurs fonctions.
Utilisez des systèmes d'authentification robustes pour protéger les informations sensibles. Par exemple, vous pourriez recommander l'utilisation de mots de passe forts et de l'authentification à deux facteurs.

Chiffrement et sécurité des données

Chiffrez les données stockées et en transit.
Effectuez des audits de sécurité réguliers pour identifier les vulnérabilités. Vous pourriez recommander des outils de chiffrement ou des logiciels de sécurité spécifiques pour aider les entreprises à protéger leurs données.

Réaction en cas d’incident

Élaborez un plan d'action en cas de fuite de données.
Informez rapidement les parties concernées et collaborez avec les autorités compétentes. Les entreprises qui réagissent rapidement et de manière transparente en cas de fuite de données peuvent minimiser les dommages et regagner la confiance de leurs clients et employés.
 
La protection des données personnelles est un impératif éthique et légal. Les chefs d’entreprise ont la responsabilité de mettre en place des mesures solides pour prévenir les fuites de données. En agissant de manière proactive, ils protègent non seulement leur entreprise, mais aussi la vie privée de leurs employés et clients. N’oublions pas que chaque donnée compte, et qu’il est de notre devoir de les protéger. Les entreprises qui prennent des mesures pour protéger les données personnelles peuvent bénéficier d'avantages concurrentiels en gagnant la confiance de leurs clients et en se conformant aux lois sur la protection des données.