Calendrier d'embauche d'un apprenti

Fiche pratique

Retrouvez dans cette fiche pratique le calendrier mois par mois des démarches à effectuer lors de l'embauche d'un apprenti.

Avant l’entrée de l’apprenti dans l’entreprise

 

Avril / Mai / juin de l’année d’entrée de l’apprenti dans l’entreprise
Actions Organismes Observations

S’informer sur les particularités du contrat d'apprentissage, Identifier les besoins de l’entreprise et définir la fonction qui sera occupée dans l'entreprise par le futur apprenti.

S’assurer de l'existence de la formation correspondante et de la disponibilité des maitres d’apprentissage éventuels. 


Prendre contact avec les écoles
 

Prendre contact avec le Service Emploi RH de la CCI Paris Ile-de-France pour obtenir un appui à votre recrutement. Tél : 0 820 012 112

 

Consulter le répertoire des centres de formation d’apprentis (CFA) disponible sur le site du portail de l’apprentissage et de l’alternance https://www.lapprenti.com
 

 
Juin/ juillet / août / septembre... soit au plus tôt trois mois avant le début de la formation et au plus tard trois mois après.
Rappel : le début du contrat d’apprentissage peut avoir lieu de 3 mois à 3 mois après le début de la formation
Actions Organismes Observations

Période de sélection des apprentis


 

S’assurer que le jeune est bien inscrit auprès d’un CFA
Une fois le candidat sélectionné
Actions Organismes Observations

Prendre contact avec l’école du jeune pour connaître le coût de sa formation et les modalités pour effectuer les formalités d’apprentissage

Puis prendre contact avec votre OPCO pour connaître le montant de la prise en charge de la formation du jeune

Les écoles


les OPCO,

Pour connaitre les coordonnées de votre OPCO : 
site du Ministère du Travail - les opérateurs de compétences

 
Une fois les informations obtenues sur le coût de formation et la prise en charge
Actions Organismes Observations

Montage du dossier administratif apprentissage (cerfa FA 13 = contrat de travail + notice + liste des pièces à annexer)
 

Le dossier peut être téléchargé sur le site du service public.


Remplir la convention de formation que l’école vous a adressée
 

Prendre contact avec l’école ou votre CCI pour vous aider à remplir le formulaire de contrat

Les pièces justificatives, qui doivent être produites par l'employeur sur demande sont les suivantes :
• le titre ou diplôme détenu par le maître d'apprentissage en rapport avec la qualification visée par l'apprenti ;
• les justificatifs d'expérience professionnelle du maître d'apprentissage ;
• l'attestation d'ouverture d'un compte bancaire au bénéfice de l'apprenti mineur employé par un ascendant et précisant le lien de parenté
 

Nb : le lieu d’exécution du contrat peut être différent du siège social de l’entreprise. Le contrat doit mentionner l’adresse à laquelle l’apprenti exécute son apprentissage
Au moment du montage du dossier
Actions Organismes Observations
Adhésion de l’apprenti à la caisse de retraite complémentaire de l’entreprise

Adhésion de l’apprenti à une mutuelle et/ou une prévoyance
Caisse ARCCO dont dépend l’entreprise : Pour connaître le nom de sa caisse de retraite s’il s’agit de votre 1er salarié : https://www.agirc-arrco.fr Le contrat d’apprentissage peut être adressé à l’Opco par voie dématérialisée via votre espace sécurisé auprès de l’opérateur.
La procédure de dépôt du contrat d’apprentissage ne donne lieu à aucun frais pour l’entreprise.
Avant le début d’exécution du contrat ou au plus tard dans les 5 jours qui suivent (Article R6224-1 du code du travail)
Actions Organismes Observations
Dépôt du dossier d’apprentissage à votre OPCO Pour connaitre les coordonnées de votre OPCO : 
site du Ministère du Travail - les opérateurs de compétences
Le contrat d’apprentissage peut être adressé à l’Opco par voie dématérialisée via votre espace sécurisé auprès de l’opérateur.
La procédure de dépôt du contrat d’apprentissage ne donne lieu à aucun frais pour l’entreprise.
Dans les 20 jours calendaires suivant la réception du dossier
Actions Organismes Observations

L’OPCO s’assure de la recevabilité et de la complétude du dossier dans un délai de 20 jours maximum à compter de la réception du dossier.

Il vérifie notamment les éléments suivants :
• L’âge de l’apprenti dans la tranche éligible à être candidat,
• La formation demandée disponible et ouverte à l’application,
• La disponibilité d’un maître d’apprentissage, indispensable à la formation,
• La rémunération des apprentis, disponible et accessible.
 

En cas de manquement ou de méconnaissance d’au moins un de ces éléments, l’opérateur de compétences est en droit de refuser l’enregistrement du contrat d’apprentissage

OPCO

L’absence de réponse de l’Opco au terme de ce délai vaut décision implicite de refus de prise en charge.
 

Le refus de prise en charge est toutefois motivé et notifié par l’Opco à l'employeur, à l'apprenti et au centre de formation d’apprentis.


L’Opco en informe également les services du ministère en charge de la formation professionnelle.

Une fois le contrat d’apprentissage validé par l’OPCO
Actions Organismes Observations
L’OPCO dépose le contrat d’apprentissage, par voie dématérialisée, auprès des services du ministère en charge de la formation professionnelle. • OPCO
• DRIEETS
 
 
Une fois le contrat d’apprentissage transmis par l’OPCO à la DRIEETS
Actions Organismes Observations

Les services du ministère du Travail (DRIEETS) transmettent les contrats éligibles à l’aide exceptionnelle de l’Etat (5.000 ou 8.000 euros applicable pour un an de contrat à condition d’avoir signé le contrat avant le 31 décembre 2021).

ou

à l’aide unique (moins de 250 salariés, niveau inférieur ou égal au bac) 

à l’Agence de services et de paiement (ASP) qui est chargée du paiement des aides.

• DRIEETS
• Agence de Service et de Paiement(ASP)

Le versement de l’aide exceptionnelle de l’Etat est applicable à toute entreprise. Elle remplace pendant 1 an l’aide unique.


Le versement de l’aide unique est valable uniquement pour les contrats d’apprentissage conclus dans les entreprises de moins de 250 salariés pour préparer un diplôme de niveau inférieur ou égal au bac.
 

Le versement de l’aide est automatique à condition que l’employeur ait accomplit les démarches préalables obligatoires.
 

Dès que le contrat est validé par l’OPCO et si vous êtes bénéficiaire de l’aide unique ou de l’aide exceptionnelle de l’état
Actions Organismes Observations
Si ce n’est pas encore fait, créer son compte sur le portail SYLAé et donner son RIB, pour être en contact avec l’ASP et être informé du versement des aides. Portail SYLAé

Tous les échanges entre l’ASP et l’employeur se font par voie électronique.
Chaque mois, l’employeur reçoit un mail pour l’informer d’un nouveau paiement. Cet avis de paiement est consultable sur SYLAé.
 

Toutes les informations sont disponibles dans l’espace mis à disposition de l’employeur sur le portail Sylaé (portail internet à disposition de l’employeur pour toutes les aides versées par l’ASP) pendant toute la durée du contrat. Une aide en ligne est disponible sur https://sylae.asp-public.fr
L’ASP met à disposition des employeurs, bénéficiaires ou susceptibles de l’être, un numéro unique employeur : 0 809 549 549

Au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le 1er jour de l’embauche
Actions Organismes Observations
Déclaration préalable à l’embauche Urssaf - www.due.fr  
Dans les 3 mois à compter de la prise effective du poste ou si l’apprenti à moins de 18 ans, la visite doit être  réalisée avant son affectation
Actions Organismes Observations
Inscription de l’apprenti à la visite d’information et de prévention (anciennement visite médicale) Pour avoir les coordonnées des services de santé au travail pour Paris :
Les services de santé au travail interentreprises agréés par la Drieets
 
Le RDV est parfois très long à obtenir. Il est important de le prévoir longtemps à l’avance.

 

Après l’entrée de l’apprenti dans l’entreprise

 

A l’arrivée de l’apprenti dans l’entreprise
Actions Organismes Observations
Inscription de l’apprenti sur le registre du personnel.    
Chaque mois, pour obtenir l’aide exceptionnelle puis l’aide unique si vous remplissez les conditions requises
Actions Organismes Observations
Transmission de la déclaration sociale nominative (DSN) aux différents organismes de protection sociale. • Organismes de protection sociale URSSAF, MSA, CPAM…

• Informations sur la DSN

La déclaration sociale nominative (DSN) que fait l’employeur chaque mois pour chacun de ses salariés (y compris les apprentis puisqu’ils sont salariés de son entreprise) et qu’il adresse aux organismes de protection sociale (URSSAF, MSA, CPAM, etc.) est automatiquement transmise à l’Agence de service et de paiement (ASP).
 

Cette DSN de l’apprenti est utilisée par l’ASP pour attester que le contrat continue à s’exécuter, en vérifiant qu’une rémunération est versée à l’apprenti.

Si l’employeur adresse correctement sa DSN aux organismes de protection sociale, il n’a aucune autre démarche à faire auprès de l’ASP pour continuer à bénéficier des aides.

 

Mis à jour le 17/08/2021
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