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Fiche pratique
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Quels sont les livres comptables et les registres sociaux obligatoires ?

     

En cas de contrôles administratifs (essentiellement fiscaux) ou de procédures contentieuses, il est indispensable pour les professionnels d’avoir tenu et conservé tous les documents comptables et sociaux obligatoires liés à leur activité. 

Les livres comptables

Les articles du Code de commerce imposent la tenue d'un livre-journal, d'un grand livre et d'un livre d'inventaire. Cette obligation s'applique quels que soient le régime fiscal applicable et le système de comptabilité utilisé.
R. 123-173 et suivants du Code de commerce.

Remarque : les personnes physiques soumises au régime fiscal des micro-entreprises doivent, de plus, tenir un registre des achats et un livre des recettes.

Contenu des livres obligatoires

Type de livre Contenu
Livre-journal Il précise tous les mouvements, enregistrés de manière chronologique, affectant le patrimoine de l'entreprise. Cet enregistrement s'effectue au jour le jour et opération par opération.
Livre d'inventaire

Il regroupe la quantité et la valeur des éléments d'actif et de passif relevés lors de l'inventaire.

Il peut être côté et paraphé et le support informatique est possible (voir ci-après)

Grand livre Il reprend les écritures du livre-journal ventilées selon le plan de comptes de l'entreprise tenue et authentification des livres obligatoires.

 

Tenue des livres obligatoires

L'ensemble des livres précités doit être établi et tenu sans blanc ni altération d'aucune sorte afin de garantir leur caractère définitif.

Par ailleurs, la comptabilité doit être tenue en français et en euros.

 Authentification de certaines livres obligatoires

 Cote et paraphe de certaines livres

La cote est l'attestation du nombre de pages ou de folios contenu dans chaque livre, chaque page ou folio étant numéroté. Le paraphe certifie l'existence du livre obligatoire et lui donne date certaine. Ces formalités ont pour but d'éviter que des pages ne soient ajoutées, remplacées ou supprimées.

Le livre-journal et le livre d'inventaire peuvent, à la demande du commerçant, personne physique ou morale, être cotés et paraphés, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de commerce ou, le cas échéant, par le greffier du tribunal de grande instance statuant en matière commerciale, au registre duquel le commerçant est immatriculé.

Les livres doivent être cotés et paraphés avant qu'une écriture ne soit portée. Dans le cas contraire, les documents perdent toute force probante.

Attention : les termes " sans frais " signifient uniquement que la formalité de la cote et du paraphe ne donne lieu à aucune taxation fiscale. Ainsi la rémunération du personnel du greffe effectuant cette formalité n'est pas exclue (Rép. Didier, Sénat 30 août 1984, page 1369). Elle s'élève à environ 2,5 euros par livre hors frais d'envoi.

Utilisation de documents informatiques écrits

Il est possible d'utiliser des documents informatiques écrits, édités sur support papier, qui tiennent lieu de livre-journal et de livre d'inventaire. Ces documents informatiques doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.
Article R. 123-173 du Code de commerce.

Dans ce cas, le système informatique doit utiliser un procédé technique inviolable, empêchant, après validation, toute modification ou suppression dès l'enregistrement des mentions obligatoires.

  Délai de conservation des livres obligatoires 

Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans (voir la fiche : les délais de conservation des documents commerciaux ) . Le délai court à partir de la date de la dernière inscription sur le livre et ne peut être ni interrompu, ni suspendu. Les livres obligatoires doivent être conservés sous leur forme originale.

 Sanction d'une tenue irrégulière des livres obligatoires

Aucune sanction n'est spécifiquement prévue en cas de non établissement des livres obligatoires. Toutefois, si cela entraîne l'omission d'établissement des documents comptables annuels, les dirigeants des sociétés commerciales concernées sont passibles d'une amende de 9 000 euros (article L. 241-4 du Code de commerce).

Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal). Les personnes morales peuvent être déclarées pénalement responsables.

En outre, en cas d'infractions graves à la réglementation issue du Code général des impôts, des sanctions fiscales et pénales peuvent être prononcées.

Les registres sociaux

Les délibérations des assemblées d'associés ou d'actionnaires et des organes de direction des sociétés anonymes sont constatées par des procès-verbaux établis sur des registres spéciaux.

Ces registres sont tenus au siège social, ils sont cotés et paraphés soit par un juge du tribunal de commerce, soit par un juge du tribunal d'instance, soit par le maire de la commune " du siège social " ou un adjoint au maire, dans la forme ordinaire et sans frais.

Attention : les termes " sans frais " signifient uniquement que la formalité de la cote et du paraphe ne donne lieu à aucune taxation fiscale. Ainsi la rémunération du personnel du greffe effectuant cette formalité n'est pas exclue. Elle s'élève à environ 2,5 euros par livre hors frais d'envoi.

Toutefois, les procès-verbaux peuvent être établis sur des feuilles mobiles numérotées sans discontinuité, paraphées dans les conditions mentionnées précédemment et revêtues du sceau de l'autorité qui les a paraphées. Dès qu'une feuille a été remplie, même partiellement, elle doit être jointe à celles précédemment utilisées. Toute addition, suppression, substitution ou interversion de feuilles est interdite.

Les registres sont à conserver pendant cinq ans à compter du procès-verbal de la dernière assemblée ou délibération qui y est relatée (voir la fiche : Les délais de conservation des documents commerciaux ).

Le défaut de tenue des registres sociaux entraîne des sanctions pour les dirigeants de la société, à savoir : le gérant de SARL ou d'EURL, le président du conseil d'administration, les administrateurs ou les membres du conseil de surveillance d'une SA.

Statut Type de livre Mentions Sanctions
EURL

Registre des décisions de l'associé unique

(article L. 223-31 alinéa 3 du Code de commerce)

Chaque décision prise par l'associé unique en lieu et place de l'assemblée est consignée par l'associé unique sur le registre. (article R. 223-26 du Code de commerce ). Aucun texte ne précise les mentions à y porter. Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).
SARL

Registre des procès-verbaux d'assemblées d'associés

(article R. 223-24 du Code de commerce)

Chaque procès -verbal indique la date et le lieu de réunion, les noms, prénoms et qualité du président de séance, les noms et prénoms des associés présents ou représentés avec l'indication du nombre de parts sociales détenues par chacun, les documents et rapports soumis à l'assemblée, un résumé des débats, le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes.

En cas de consultation écrite, il en est fait mention dans le procès-verbal, auquel est annexé la réponse de chaque associé.

Les procès-verbaux sont établis et signés par le(s) gérant(s) et, le cas échéant, par le président de séance (article R. 223-24 du Code de commerce).

Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).
SA

Registre des procès-verbaux d'assemblées d'actionnaires

(article R. 225-24 du Code de commerce)

Le procès-verbal indique la date et le lieu de réunion, le mode de convocation, l'ordre du jour, la composition du bureau, le nombre d'actions participant au vote et le quorum atteint, les documents et rapports soumis à l'assemblée, un résumé des débats, le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes. Il est signé par les membres du bureau (article R. 225-24 du Code de commerce).

Le défaut d'établissement ou l'oubli d'une mention est passible d'une amende de
3 750 euros (article L. 242-15 3° du Code de commerce).

Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).

SA
(suite)

Registre des délibérations du conseil d'administration

(article R. 225-22 du Code de commerce)

Le procès-verbal de la séance indique le nom des administrateurs présents, réputés présents au sens de l'article L. 225-37 du Code de commerce, excusés ou absents. Il est fait état de la présence ou de l'absence des personnes convoquées à la réunion du conseil d'administration, en vertu d'une disposition légale, et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion.

Le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un administrateur. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs au moins (article R. 223-22 du Code de commerce).

Le défaut d'établissement est sanctionné par la nullité des délibérations (article L. 235-14 du Code de commerce).

Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).

SA
(suite)
Registre de présence des administrateurs (article R. 225-20 du Code de commerce) Un registre de présence doit être signé par les administrateurs participant à chaque séance du conseil et qui doit mentionner, le cas échéant, le nom des administrateurs ayant participé aux délibérations par des moyens de visioconférence ou par d'autres moyens de télécommunication (article R. 225-20 du Code de commerce) Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).
SA
(suite)
Registre des délibérations du conseil de surveillance (article R. 225-49 du Code de commerce)

Le procès-verbal de la séance indique le nom des membres du conseil de surveillance présents, réputés présents au sens de l'article L. 225-82 du Code de commerce, excusés ou absents. Il est fait état de la présence ou de l'absence des personnes convoquées à la réunion du conseil, en vertu d'une disposition légale, et de la présence de toute autre personne ayant assisté à tout ou partie de la réunion.

Le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un membre du conseil de surveillance. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux membres du conseil au moins (article R. 225-50 du Code de commerce).

Le défaut d'établissement est sanctionné par la nullité des délibérations (article L. 235-14 du Code de commerce).

Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende.

SA (suite) Registre de présence des membres du conseil de surveillance (article R. 225-47 du Code de commerce) Un registre de présence doit être tenu et signé par les membres du conseil de surveillance participant à la séance du conseil. Ce registre mentionne, le cas échéant, le nom des membres du conseil de surveillance ayant participé aux délibérations par des moyens de visioconférence ou par d'autres moyens de télécommunication (article R. 225-47 du Code de commerce Le faux et l'usage de faux sont punis de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende (article 441-1 du Code pénal).
SA (suite) Registre des mouvements de titres Le registre doit comporter les indications suivantes : la date de l'opération, les nom, prénom(s) et domicile ou la dénomination sociale et le siège du titulaire, ainsi que son numéro d'identification, le nombre de titres faisant l'objet du mouvement, la nature du mouvement, le nom ou la dénomination sociale du bénéficiaire des titres. Le défaut de tenue de ce document ne donne lieu à aucune sanction.
SAS Registre des procès-verbaux d'assemblées d'associés

Attention : aucun texte légal ou réglementaire n'impose la tenue d'un registre des procès-verbaux dans les SAS. En conséquence, les dispositions de l'article R. 225-106 du Code de commerce précité relatives aux sociétés par actions devraient trouver à s'appliquer

SASU Registre des décisions de l'associé unique (article L. 227-9 du Code de commerce)

Les décisions de l'associé unique doivent être répertoriées dans un registre. Aucun texte ne précise les mentions à y porter. La cote et le paraphe ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés afin que soit reconnue une valeur probante au document.

Le défaut de tenue du registre n'est pas sanctionné pénalement mais peut entraîner l'annulation, à la demande de tout intéressé, des décisions prises par l'associé.
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Mis à jour le 17/02/2014

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