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Fiche pratique
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Formalités à effectuer lors de l'embauche d'un salarié

     

L’embauche d’un salarié est soumise à l’obligation d’effectuer certaines formalités administratives.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

L'employeur ne peut embaucher un salarié qu'après avoir effectué une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF.

La DPAE permet de remplir, en une seule formalité, l'essentiel des obligations incombant à l'employeur lors de l'embauche de salariés.

Cette déclaration est adressée au plus tôt dans les 8 jours précédant la date effective d'embauche.

Attention : le non-respect de cette obligation est passible d'une pénalité d'un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 056 euros (article L. 1221-11 du Code du travail).

La déclaration doit obligatoirement être souscrite par internet sur www.net-entreprises.fr pour les employeurs qui ont effectué plus de 50 DPAE au cours de l'année civile précédente (art. D 1221-18 du Code du travail).

Information de l'inspection du travail

La déclaration doit être effectuée à l'occasion de la première embauche par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l'inspecteur du travail.

Affiliation de l'entreprise auprès d'une caisse de retraite complémentaire

Dans les trois mois de sa création (même si l'entreprise n'a procédé à aucune embauche pendant cette période), l'entreprise doit adhérer à un groupe de protection sociale AGIRC (pour les cadres) et ARRCO (pour les non cadres).

Le point de départ de ce délai de trois mois est fixé à la date de l'inscription de l'entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Dans certains secteurs d'activité, la caisse compétente peut être désignée d'office. Dans les autres cas, la désignation est géographique (département ou arrondissement de Paris).

La liste des caisses compétentes en fonction de la nature et du lieu de l'activité de l'entreprise est disponible sur le site www.agirc-arrco.fr.

Embauche d'un salarié étranger

A l'exception des ressortissants de l'Espace économique européen (Union européenne ainsi que l'Islande, la Norvège et le Liechtenstein) et de la Suisse, l'employeur doit vérifier l'autorisation de travail de l'étranger qu'il souhaite embaucher.
 
Au moins deux jours ouvrables avant la date d'effet de l'embauche, l'employeur adresse à la préfecture du département du lieu d'embauche (préfecture de police à Paris) une demande de vérification par lettre datée, signée et recommandée avec demande d'avis de réception ou par courrier électronique accompagné d'une copie du titre présenté par l'étranger.
Article R. 5221-41 du Code du travail.
 
La préfecture notifie sa réponse par courrier, télécopie ou courrier électronique dans un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la demande. L'absence de réponse de la préfecture dans ce délai vaut accomplissement de l'obligation de vérification par l'employeur.
Article R. 5221-42 du Code du travail.
 
Cette démarche n'est toutefois pas obligatoire lorsque l'étranger présente à l'employeur un justificatif d'inscription sur la liste des demandeurs d'emploi délivré par Pôle emploi.
Article L. 5221-8 du Code du travail.

Cette déclaration se fait par lettre recommandée avec accusé de réception.

Inscription du salarié sur le registre unique du personnel

Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur est tenu d'inscrire sur un registre unique du personnel des informations relatives à l'embauche.

Consulter la fiche : Quels sont les registres obligatoires relatifs au personnel ? (cf. lien voir aussi ci-dessous)

Embauche par contrat à durée déterminée

Dans le secteur du commerce, de l'industrie, des services et de l'artisanat, l'employeur doit remettre au salarié, en même temps que le contrat de travail, le bordereau individuel d'accès à la formation (BIAF), afin de l'informer de ses droits à congé-formation.

Pour les autres secteurs d'activité le BIAF est remis à la fin du contrat.

Le formulaire est disponible auprès des organismes paritaires collecteurs.

Pour toute information sur le contrat à durée déterminée vous pouvez consulter la fiche : Le recours au CDD (cf. lien voir aussi ci-dessous)

Visite médicale

L'employeur doit faire passer au salarié une visite médicale avant l'embauche ou au plus tard avant l'expiration de la période d'essai. Les coordonnées du service de santé au travail compétent géographiquement sont disponibles auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (DIRECCTE).

Etablissement du document unique d'évaluation des risques (DUER)

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des salariés, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

Affichages obligatoires

L'employeur est tenu d'afficher certaines informations. Les principales sont les suivantes :

  • adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail territorialement compétent ;
  • adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence ;
  • avis de l'existence d'une convention collective ;
  • règlement intérieur s'il en existe un ;
  • horaire de travail et durée du repos ;
  • interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise ;
  • modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques ;
  • dispositions des articles L. 222-33 et L. 222-32-2 du code pénal relatif au harcèlement sexuel et au harcèlement moral.

L'affichage doit être effectué à une place facilement accessible dans les lieux où le travail est effectué. Pour tenir compte des possibilités offertes par les nouvelles technologies, l'obligation d'information peut être remplie " par tout moyen".

Documents à remettre au salarié

Lors de l'embauche du salarié, l'employeur lui fournit une copie de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ou de l'accusé de réception délivré par l'organisme destinataire de cette déclaration (Urssaf). Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire. Le fait de contrevenir à cette disposition est puni de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème classe 750 € au plus). 

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Mis à jour le 19/02/2016

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