La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Fiche pratique
INFOREG

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est obligatoire lors de l’embauche d’un salarié. Elle permet de remplir, en une seule formalité, l’essentiel des obligations déclaratives incombant à l’employeur.

L’organisme à contacter est l’URSSAF dont relève l’établissement, qui se chargera par la suite de communiquer les informations recueillies aux organismes sociaux et aux administrations concernées. 

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction de travail dissimulé.

Cette formalité ne concerne cependant pas certaines catégories d'emplois qui ont recours à des formules déclaratives spécifiques, il s'agit :

  • des particuliers employeurs d'employés de maison ;
  • des employeurs occasionnels d'intermittents du spectacle ;
  • des employeurs non établis en France, adhérents au Titre firmes étrangères (TFE).

De même, certaines entreprises peuvent, sous conditions, recourir à une formalité simplifiée de déclarations liées à l'embauche telle que :

  • le Titre Emploi-Service Entreprise (TESE). Dans cette hypothèse, les volets "identification du salarié" servent de déclaration unique d'embauche.

 

Formalités couvertes par la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

La DPAE permet de faire en une seule fois 6 formalités liées à l'embauche :

  • l'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale ;
  • l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) ;
  • la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage ;
  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
  • la demande d'examen médical d'embauche ;
  • la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Délais à respecter pour adresser la déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

La DPAE doit être transmise à l'URSSAF au plus tôt huit jours avant l'embauche.

Comment renseigner et transmettre la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ?

La DPAE peut être renseignée sur différents supports, notamment par courrier papier ou électronique (Internet).

La transmission s'effectue par différents moyens mis à la disposition de l'entreprise : 

  • courrier : retourner le formulaire, par courrier recommandé avec accusé de réception, au service "déclaration d'embauche" de l'URSSAF dont relève l'établissement ;
  • internet, aux adresses suivantes : www.net-entreprises.fr

Attention : les entreprises qui ont réalisé plus de 50 déclarations au cours de l'année civile précédente, doivent effectuer leurs DPAE sur internet ! 

Sanctions en cas d'absence de DPAE

Tout employeur qui ne réalise pas la DPAE s'expose :

  • à des sanctions civiles (régularisation des cotisations par l'URSSAF) ;
  • à des sanctions administratives (pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti qui est de 3,62 euros en 2019) ;
  • à des sanctions pénales (en cas de non déclaration intentionnelle, délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié. La sanction est de 45.000 euros d'amende et 3 ans d'emprisonnemement pour une personne physique et 225.000 euros d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale).

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